Podstawowy zakres funkcjonalny systemu:

• Program przeznaczony jest dla firm prowadzących krajowy obrót towarowy z możliwością dokonywania transakcji handlowych w walutach;

Możliwości konfiguracyjne systemu, współpraca z innymi aplikacjami

• Microsoft SQL Server, na którym zainstalowana jest baza danych programu może być zainstalowany tylko na lokalnym serwerze. Program umożliwia pracę tylko na jednej bazie danych z dostępem wyłącznie dla jednego użytkownika;
• Program opcjonalnie współpracuje z programem „WF-Kaper dla Windows” przeznaczonym do ewidencji księgowej - „Księga Przychodów i Rozchodów”. Oba programy mogą być zainstalowane w jednej zsynchronizowanej bazie danych lub na dwóch rozłącznych bazach danych;

Magazyny

• Program pozwala na obsługę wyłącznie jednej firmy i jednego magazynu;
• Rozchód z magazynu metodami:
  • FIFO - pierwsze weszło pierwsze wyszło;
  • LIFO – ostatnie weszło pierwsze wyszło
  • Wybór z konkretnej dostawy – dla wybranych pozycji asortymentowych
• Ewidencja magazynowa prowadzona w rzeczywistych cenach netto i brutto;

Inwentaryzacja

• Bilans Otwarcia - bilans otwarcia można wykonać w dowolnym momencie tzn. można rozpocząć pracę z programem przez ostatecznym wprowadzeniem i zatwierdzeniem Bilansu Otwarcia;
• Remanent – korektę stanów magazynowych można przeprowadzać wielokrotnie, wykonując operację remanentu. Zapisy wszystkich wykonanych remanentów są archiwizowane, co umożliwia wykonanie w dowolnym momencie wydruków remanentowych;

Obrót magazynowy, zakup i sprzedaż

• Program sprawdza się mikro - przedsiębiorstwach i w małych firmach gdzie jedna osoba musi pełnić wiele funkcji jednocześnie: magazyniera, handlowca, sprzedawcy, zarządzającego polityka cenową, kasjera i wielu innych funkcji. System parametrów konfiguracyjnych programu umożliwia takie dostosowanie systemu, aby wiele operacji mogło być wykonywanych automatycznie na jednym stanowisku. Zarządzanie gospodarka magazynową w większości odbywa się w tle. W trakcie rejestrowania dokumentów zakupu tworzone są automatycznie dokumenty „PZ”. Podczas wystawiania np. faktury sprzedaży czy paragonu z formą płatności „gotówka 0 dni”, program dodatkowo, automatycznie utworzy dokumenty „WZ” oraz „KP”.
• Program został zoptymalizowany pod kątem możliwości łatwego i szybkiego wystawiania dokumentów magazynowych, handlowych i ich modyfikacji. Jego projekt oparty jest o ponad dziesięcioletnie doświadczenia jego wielotysięcznych rzesz użytkowników. W formatkach dokumentów użytkownik ma zawsze dostęp do wszystkich kartotek i słowników programu związanych z wykonywaną operacją tak, aby była możliwość dodania do nich nowej pozycji, edycji danych bez konieczności opuszczania formatki otwartego dokumentu. Dodatkowo dostępnych jest tam wiele narzędzi jak kalkulatory cen i inne, usprawniających pracę użytkownikom.
• Duża elastyczność definiowania parametrów pracy systemu, różnych parametrów handlowych oraz polityki cenowej umożliwia takie skonfigurowanie programu, aby po wybraniu kontrahenta na dokumencie sprzedaży, system sam zaproponował właściwe ceny sprzedaży, domyślne warunki i terminy płatności a w skrajnym przypadku może nawet zastosować indywidualne nazewnictwo dla wybranych pozycji asortymentowych, uwzględniając przy tym akcje promocyjne, program lojalnościowy a także indywidualne rabaty / upusty kontrahenta itp.;
• Program wyposażony jest w wiele mechanizmów przeznaczonych do wykonywania operacji grupowych oraz seryjnych, których zadaniem jest uproszczenie i zwiększenie szybkości obsługi. Od możliwości grupowego wprowadzania na dokument wybranych pozycji asortymentowych do seryjnego wystawiania dokumentów sprzedaży;
• Program wyposażony jest w system pełnej kontroli poprawności całego obrotu towarowego oraz procesu sprzedaży z wykorzystaniem informacji zawartych w kartotekach systemu (cenniki, sposoby i terminy płatności, limity kupieckie). W zależności od ustawień parametrów konfiguracyjnych program może ostrzegać o niekorzystnych czy niepoprawnych transakcjach lub je zablokować.
• Program umożliwia rejestrowanie i obsługę sprzedaży opodatkowanej na zasadach ogólnych oraz na zasadach szczególnych VAT marża.
• Program umożliwia rozliczanie dokumentów wystawionych w walucie bazowej wpłatami dokonanymi w innej walucie lub w formie mieszanej (część w walucie bazowej a część w innych walutach);
• Program obsługuje cenniki sprzedaży w walucie bazowej programu oraz walutowe. Sprzedaż asortymentów z domyślną walutową ceną sprzedaży na fakturach wystawianych w walucie bazowej powoduje automatyczne przeliczenie ceny zgodnie z bieżącym kursem waluty zarejestrowanym w tabeli kursów;
• Program posiada dedykowane okno sprzedaży detalicznej przeznaczone do obsługi punktów sprzedaży detalicznej;
• Program umożliwia podłączenie do systemu:
  • drukarki fiskalne
  • czytniki kodów kreskowych.
  Aktualny wykaz urządzeń współpracujących z WF-Mag dla Windows w wariancie Start-> (tu link do urządzeń START’a)
• Okna przeglądarek wszystkich kartotek programu wyposażone są w bogate zestawy filtrów ułatwiające wyszukiwanie informacji, lokatory wyszukujące poszukiwane zapisy kartoteki, intuicyjne wyszukiwanie pozycji po wybranych polach kartotek itp.

Rozrachunki

• Rozrachunki mogą być tworzone w programie:
  • Automatycznie - na podstawie rejestrowanych dokumentów handlowych;
  • Ręcznie – poprzez samodzielne zarejestrowanie rozrachunku przez użytkownika w kartotece rozrachunków;
• Rozliczanie rozrachunków może być realizowane w programie:
  • Automatycznie – w momencie rejestrowania dokumentów finansowych (kasowych oraz bankowych);
  • Ręcznie – poprzez wiązanie wskazanych w kartotece rozrachunków, rozliczanie dwóch dokumentów handlowych poprzez ich wzajemne kojarzenie (kompensata).
  
  * Zarówno podczas automatycznego jak i ręcznego rozliczania rozrachunków program umożliwia grupowe rozliczanie rozrachunków, tzn. istnieje możliwość automatycznego rozliczenia wielu dokumentów handlowych jednym dokumentem zapłaty.
  
  
  • Rozrachunki można dowolnie łączyć i rozłączać
  • Kartoteka rozrachunków dodatkowo umożliwia:
    • Obsługę rozrachunków wielowalutowych
    • Dowolną analizę rozrachunków (stanu należności i zobowiązań) według zadanych kryteriów np:
      • Daty płatności;
      • Płatnika;
      • Formy płatności;
      • Inne;
    • Rejestrację noty odsetkowej;

  Dokumenty finansowe

  • Program umożliwia zarówno ręczne tworzenie dokumentów finansowych (kasowych i bankowych), łączenie ich w raporty kasowe i odpowiednio w wyciągi bankowe a w niektórych przypadkach automatycznie:
    • W firmach, w których na przykład na stanowisku kasowym następuje jednocześnie fakturowanie sprzedaży, istnieje możliwość uruchomienia automatycznego wystawiania dokumentów kasowych KP (dla płatności gotówkowych z zerowym terminem płatności) w momencie zatwierdzenia dokumentu sprzedaży;
  • E-Przelewy - funkcja umożliwia automatyczne przygotowanie pliku eksportu do internetowego systemu bankowego;
  • W trakcie wystawiania dokumentu kasowego lub bankowego istnieje możliwość rozliczenia należności lub zobowiązania (także automatycznego, grupowego rozliczenia rozrachunków);

  Zestawienia

  Program posiada bogaty zestaw różnego typu zestawień i raportów dostarczanych podczas instalacji. Do najważniejszych należą:
  • Stan magazynu, oferty, cenniki;
  • Różnorodne zestawienia dokumentów magazynowych i handlowych, rejestry VAT;
  • Zestawienia obrotów magazynowych:
    • Historia przychodów;
    • Historia rozchodów;
    • Zestawienie ilościowo – wartościowe;
    • Inne;
  • Analizy zakupów, sprzedaży i zysków wg różnych kryteriów. Są to zestawienia dostępne w wielu wariantach, wyniki grupowane są według wielu kryteriów;
  • Analizy stanu rozrachunków;
  • Rejestry dokumentów;
  Zestawienia i raporty występują w wielu wariantach, w wielu z nich można na wstępie zdefiniować warunki filtrowania lub sortowania oraz określić inne dostępne parametry.

  Inne

  • Program posiada szeroko rozbudowany system parametrów konfiguracji firmy oraz indywidualnych ustawień użytkownika. Decydują one w wielu przypadkach o sposobie działania programu;

Kartoteki programu

Kontrahenci

• Zawiera dane:
  • Nazwa kontrahenta, adres rejestrowy, adres korespondencyjny oraz kartotekę historii ich zmian;
  • Numery NIP, REGON, identyfikatory – „Podatnik VAT”, „Mały Podatnik”, „Kontrahent UE” itp.;
• Informacje o przynależności kontrahenta do różnych grup podziałów klasyfikacyjnych. Kontrahenci mogą być klasyfikowani w podziale na:
  • Typy takie jak dostawca, odbiorca, itp.;
  • Dowolnie tworzone grupy podziału klasyfikacyjnego, na przykład pod względem lokalizacji;
  • Dowolnie tworzone grupy cenowe kontrahentów (po odpowiednim zdefiniowaniu parametrów polityki cenowej w systemie, przynależność kontrahenta do odpowiedniej grupy decyduje o domyślnym sposobie naliczania cen sprzedaży, udzielaniu domyślnych rabatów w grupie a nawet może wpływać na indywidualne nazwy artykułów dla grupy);
• Szereg danych i parametrów handlowych jak na przykład domyślne: rabat / narzut, sposób zapłaty, warunki kredytu kupieckiego, płatnik, kod kreskowy (do elektronicznej identyfikacji) i inne;
• W kartotece każdemu kontrahentowi można przypisać dowolną ilość numerów kont bankowych;
• W kartotece każdemu kontrahentowi można przypisać dowolną ilość kontaktów (imię, nazwisko, telefon, mail, uwagi);
• W kartotece każdemu kontrahentowi można przypisać indywidualne ceny sprzedaży artykułów;
• Kartoteka zawiera aktualną informację o wartości punktów przyznanych w programie lojalnościowym z możliwością kontroli rejestru zapisów;
• W kartotece istnieje możliwość wpisania treści informacji / powiadomienia, który będzie się pojawiał się na każdym stanowisku systemu, po wyborze danego kontrahenta na przykład podczas wprowadzania na dokument;
• Kartoteka umożliwia również zablokowanie obrotu towarowego z danym kontrahentem, włączanie i wyłączanie udziału kontrahenta w programie lojalnościowym;

Asortymentowa

• Kartoteka zawiera podstawowe informacje o asortymencie jak nazwa, nazwa oryginalna, dwa indeksy (katalogowy i handlowy), informacje uzupełniające jak waga i wymiary, informację o lokalizacji towaru w magazynie, nazwę producenta, domyślne stawki VAT (zakupu i sprzedaży), SWW/KU, PKWiU, dane o ewentualnych certyfikatach, opis towaru w deklaracji INTRASTAT;
• Każdemu asortymentowi można przypisać dowolną ilość kodów kreskowych;
• Kartoteka umożliwia przypisanie pozycji asortymentowej do jednego z pięciu rodzajów asortymentów:
  • Towar,
  • Usługa,
  • Opakowanie;
  Dodatkowo ustawienie atrybutu „Artykuł podlegający VAT - marża” określa czy sprzedaż artykułu ma podlegać opodatkowaniu podatkiem VAT na zasadach ogólnych czy też szczególnych VAT marża;
• Kartoteka umożliwia przypisanie asortymentu do jednej z dowolnie zdefiniowanych kategorii asortymentowych oraz jednej z dowolnie zdefiniowanych kategorii wielopoziomowych;
• Każdemu asortymentowi można przypisać różne jednostki miary dla zakupu, magazynowania i sprzedaży. Podczas dokonywania tych operacji jednostki są automatycznie przeliczane. Każdej grupie jednostek można przypisać wiele różnych jednostek jak np. jednostki wielokrotne i inne;
• Każdemu asortymentowi można przypisać dowolną ilość rubryk cenowych. Domyślne rubryki cenowe proponowane przez program to: cena detaliczna, cena hurtowa, cena specjalna. Program umożliwia definiowanie dodatkowych, własnych rubryk cenowych. Wszystkie ceny przeliczane są automatycznie;
• W kartotece można przypisać asortyment do grup cenowych kontrahentów oraz do indywidualnych cenników kontrahentów;
• W kartotece istnieje możliwość zdefiniowania parametrów akcji promocyjnych dotyczących danego asortymentu (okres obowiązywania oraz ceny sprzedaży);
• W kartotece istnieje możliwość przypisania do danej pozycji asortymentowej listy zamienników, zdefiniowania parametrów sprzedaży wiązanej, powiązanie pozycji asortymentowej z odpowiednimi opakowaniami;
• W kartotece istnieje możliwość wpisania treści ostrzeżenia / powiadomienia, które będzie się pojawiało w momencie wyboru pozycji asortymentowej z listy;
• W kartotece istnieje możliwość przypisania zdjęć do danej pozycji asortymentowej oraz wpisania opisu tekstowego asortymentu, który będzie się pojawiał na formatce informacji o asortymencie w różnych miejscach programu;
• W kartotece istnieje możliwość zdefiniowania kilku parametrów, których ustawienie wpływa na sposób obsługi danej pozycji asortymentowej w systemie. Należą do nich miedzy innymi: opcja wyboru algorytmu naliczania cen sprzedaży po zmianie ceny zakupu (przeliczenie nowych cen sprzedaży zgodnie z zdefiniowanymi narzutami lub zachowanie stałej ceny sprzedaży niezależnie od zmiany ceny zakupu), „Blokuj obrót magazynowy”, poziom stanów minimalnych i maksymalnych, „Wyłącz cenniki indywidualne”, „Wymuszaj wybór z dostawy”, „Włącz rabatowanie”, „Udział w programie lojalnościowym”, parametry naliczania na dokumentach sprzedaży kosztu gospodarowania odpadami i inne;

Pozostałe kartoteki

Kategorie asortymentowe – program umożliwia zdefiniowania nieograniczonej ilości pozycji kategorii asortymentowych oraz podziału kategorii asortymentowych na dowolnie zdefiniowane grupy. Każda kategoria asortymentowa ma możliwość przypisania indywidualnych definicji naliczania rubryk cenowych. Każda nowo rejestrowana pozycja asortymentowa w danej kategorii asortymentowej będzie przyjmować je, jako domyślne definicje rubryk cenowych (oczywiście każda definicja może zostać indywidualnie zmieniona). Parametry konfiguracyjne programu umożliwiają uruchomienie funkcji, która spowoduje, że przy przenoszeniu pozycji asortymentowej z jednej kategorii do drugiej, ceny sprzedaży mogą być opcjonalnie przeliczanie zgodnie z definicja rubryk cenowych docelowej kategorii asortymentowej.

Kategorie wielopoziomowe – program umożliwia niezależne kategoryzowanie asortymentu wg dowolnie definiowanych przez użytkownika kategorii wielopoziomowych. Kategorie te umożliwiają tworzenie hierarchicznej struktury kategorii z dowolnym stopniem zagłębienia pod kategorii.

Kartoteka kursów walut – umożliwia rejestrację bieżących kursów walut, które wykorzystywane są w programie do wykonywania wszelkich przeliczeń walutowych. Kartoteka przechowuje kursy archiwalne.

Kartoteka jednostek miar – rejestruje wszystkie wykorzystywane w systemie jednostki oraz wzajemne zależności jednostek powiązanych. Kartoteka jest źródłem danych wykorzystywanym w kartotece asortymentowej do zarejestrowania jednostek zakupu, magazynowania i sprzedaży pozycji asortymentowych.

Kartoteki pomocnicze - „Dokumenty magazynowe”, „Dokumenty handlowe”, „Zamówienia”, „Dokumenty finansowe”, „Rozrachunki”, „Stawki VAT”, „Ceny”, „Klasyfikacja kontrahentów”, „Grupy kontrahentów”;

Dokumenty występujące w systemie

Magazynowe

• BO - bilans otwarcia;
• REM – remanent;
• PZ - przyjęcie zewnętrzne;
• PZk - przyjęcie zewnętrzne – korekta;
• WZ - wydanie zewnętrzne;
• WZk - wydanie zewnętrzne – korekta;
• ZU - zakup usług;
• Zuk - zakup usług – korekta;
• SU - sprzedaż usług;
• Suk - sprzedaż usług – korekta;
• PW – przychód wewnętrzny;
• RW – rozchód wewnętrzny;
• RO – rozliczenie opakowań;

Dokumenty handlowe

Dokumenty sprzedaży:

• FV – Krajowa faktura sprzedaży – w tym walutowa, zaliczkowa; wewnętrzna;
• FVk – Krajowa faktura sprzedaży – korekta – w tym korekty faktur walutowej, zaliczkowej;
• FM – Faktura VAT marża;
• FMk – Faktura VAT marża – korekta;
• PR – Paragon – sprzedaż opodatkowana na zasadach ogólnych oraz szczególnych VAT marża;
• PRk – Paragon – korekta
• DRS – Dzienny raport sprzedaży;
• RZ – Rachunek zwykły;

Dokumenty zakupu:

• FZ – Krajowa faktura zakupu – w tym faktura w walucie;
• FZk – Krajowa faktura;
• FR – Faktura VAT RR;
• FRk – Faktura VAT RR – korekta;
• Faktura pro forma;

Dokumenty finansowe

• KP – kasa przyjmie;
• KW – kasa wypłaci;
• PO – przelew obcy (wpłata);
• PW – przelew własny (wypływ);
• BP – bank przyjmie - wpłata gotówki na rachunek;
• BW – bank wypłaci – wypłata gotówki z rachunku;
• K – kompensata;
• Wezwanie do zapłaty;
• Nota odsetkowa;