Podstawowy zakres funkcjonalny systemu:

• Program przeznaczony jest dla firm prowadzących krajowy obrót towarowy z możliwością dokonywania transakcji handlowych w walutach, czyli wewnątrz - unijny oraz poza - unijny obrót towarowy;

Możliwości konfiguracyjne systemu, współpraca z innymi aplikacjami

• Program umożliwia obsługę firm jedno i wielo-oddziałowych. Może być zainstalowany w bazach danych rozłącznych np. dla oddziałów lub jednej, zsynchronizowanej;
• Program współpracuje z innymi aplikacjami Asseco WAPRO np. programami finansowo – księgowymi wchodząc w skład systemu do zarządzania małymi i średnimi firmami. Aplikacje tworzące ww. system mogą współpracować z programem zarówno na bazach rozłącznych (wymiana danych następuje na drodze eksportu i importu plików) lub na jednej zsynchronizowanej bazie danych (bieżąca wymianą danych);
• Microsoft SQL Server, na którym zainstalowana jest baza danych programu może być zainstalowana lokalnie - na serwerze w sieci lokalnej firmy lub zdalnie – np. w centrali wielo-oddziałowej firmy lub na przykład u profesjonalnych dostawców świadczących tego typu usługi. W przypadku hostowania bazy danych, obsługa programu możliwa jest poprzez VPN lub za pośrednictwem sieciowych usług terminalowych;
• Program opcjonalnie współpracuje z:
  • Programami finansowo księgowymi:
    • WF-KaPeR dla Windows – Księga Przychodów i Rozchodów;
    • WF-FaKir dla Windows – pełna księgowość;
  • Programem WF-Mag Mobile 2 – obsługa sprzedaży poprzez handlowców w terenie;
  • Platformą e-commerce abStore pozwalającą na pełną synchronizację artykułów do sklepu internetowego oraz zamówień ze sklepu internetowego do programu WF-Mag. Dodatkowo sam sklep zintegrowany jest z portalem aukcyjnym Allegro co pozwala na zwiększenie automatyki aukcji internetowych w obu kierunkach.
  • Programem WF-Analizy pozwalającym wykonywać bardzo szybkie i efektywne analizy biznesowe na podstawie danych zarejestrowanych w bazie programu.

• Program pozwala na obsługę dowolnej ilości firm i magazynów;
• Rozchód z magazynu metodami:
  • FIFO – pierwsze weszło pierwsze wyszło;
  • LIFO – ostatnie weszło pierwsze wyszło;
  • Wybór z konkretnej dostawy – dla wybranych pozycji asortymentowych;
• Ewidencja magazynowa prowadzona w rzeczywistych cenach netto i brutto;
• Magazyny mogą być dowolnie synchronizowane pomiędzy sobą w zakresie danych handlowych magazynowanych asortymentów;

Inwentaryzacja

• Bilans Otwarcia - bilans otwarcia można wykonać w dowolnym momencie tzn. można rozpocząć pracę z programem przed ostatecznym wprowadzeniem i zatwierdzeniem Bilansu Otwarcia;
• Remanent – korektę stanów magazynowych można przeprowadzać wielokrotnie, wykonując operację remanentu. Zapisy wszystkich wykonanych remanentów są archiwizowane, co umożliwia wykonanie w dowolnym momencie wydruków remanentowych;

Obrót magazynowy, zakup i sprzedaż

• Projekt programu zakłada dużą elastyczność w możliwości dostosowania go do potrzeb i wymagań każdej firmy. Program sprawdza się zarówno:
  • w małych firmach gdzie jedna osoba musi pełnić wiele funkcji: magazyniera, handlowca, sprzedawcy, zarządzającego polityka cenową, kasjera i wielu innych funkcji. System parametrów konfiguracyjnych programu umożliwia takie dostosowanie systemu, aby wiele operacji mogło być wykonywanych automatycznie na jednym stanowisku. Zarządzanie gospodarka magazynową w większości może odbywać się w tle. W trakcie rejestrowania dokumentów zakupu tworzone są automatycznie dokumenty „PZ”. Podczas wystawiania np. faktury sprzedaży czy paragonu z formą płatności „gotówka 0 dni”, program dodatkowo, automatycznie utworzy dokumenty WZ oraz KP.
  • w średnich firmach gdzie każdą funkcję pełni jedna lub nawet wiele osób. W tym przypadku np. na podstawie wystawionego przez handlowca zamówienia może być wystawiona faktura pro-forma, później z jednego lub wielu zamówień, magazyn może przygotować automatycznie jeden lub wiele dokumentów WZ, które z kolei posłużą do wystawienia dokumentu handlowego sprzedaży.
• Program został zoptymalizowany pod kątem możliwości łatwego i szybkiego wystawiania dokumentów magazynowych, handlowych i ich modyfikacji. Jego projekt oparty jest o ponad dziesięcioletnie doświadczenia jego wielotysięcznych rzesz użytkowników. W formatkach dokumentów użytkownik ma zawsze dostęp do wszystkich kartotek i słowników programu związanych z wykonywaną operacją tak, aby była możliwość dodania do nich nowej pozycji, edycji danych bez konieczności opuszczania formatki otwartego dokumentu. Dodatkowo dostępnych jest tam wiele narzędzi jak kalkulatory cen i inne, usprawniających pracę użytkownikom.
• Duża elastyczność definiowania parametrów pracy systemu, różnych parametrów handlowych oraz polityki cenowej umożliwia takie skonfigurowanie programu, aby po wybraniu kontrahenta na dokumencie sprzedaży, system sam zaproponował właściwe ceny sprzedaży, domyślne warunki i terminy płatności a w skrajnym przypadku może nawet zastosować indywidualne nazewnictwo dla wybranych pozycji asortymentowych, uwzględniając przy tym akcje promocyjne, program lojalnościowy a także indywidualne rabaty / upusty kontrahenta itp. Odpowiednio zdefiniowane parametry polityki cenowej umożliwiają automatyczne wystawianie dokumentów sprzedaży nawet przez osoby nieznające aktualnych warunków oferty handlowej dla konkretnego odbiorcy.
• Program wyposażony jest w wiele mechanizmów przeznaczonych do wykonywania operacji grupowych oraz seryjnych, których zadaniem jest uproszczenie i zwiększenie szybkości obsługi. Od możliwości grupowego wprowadzania na dokument wybranych pozycji asortymentowych do seryjnego wystawiania dokumentów sprzedaży.
• Program wyposażony jest w system pełnej kontroli poprawności całego obrotu towarowego oraz procesu sprzedaży z wykorzystaniem informacji zawartych w kartotekach systemu (cenniki, sposoby i terminy płatności, limity kupieckie). W zależności od ustawień parametrów konfiguracyjnych program może ostrzegać o niekorzystnych czy niepoprawnych transakcjach lub je zablokować.
• Program umożliwia rejestrowanie i obsługę sprzedaży opodatkowanej na zasadach ogólnych oraz na zasadach szczególnych VAT marża.
• Program umożliwia sprzedaż asortymentu z wielu magazynów na jednym dokumencie handlowym.
• Program umożliwia podgląd stanu wybranego asortymentu w innych magazynach.
• Program umożliwia rozliczanie dokumentów wystawionych w walucie bazowej wpłatami dokonanymi w innej walucie lub w formie mieszanej (część w walucie bazowej a część w innych walutach).
• Program obsługuje cenniki sprzedaży w walucie bazowej programu oraz walutowe. Sprzedaż asortymentów z domyślną walutową ceną sprzedaży na fakturach wystawianych w walucie bazowej powoduje automatyczne przeliczenie ceny zgodnie z bieżącym kursem waluty zarejestrowanym w tabeli kursów.
• Program posiada dedykowane okno sprzedaży detalicznej przeznaczone do obsługi punktów sprzedazy detalicznej.
• Program umożliwia podłączenie do systemu bardzo szerokiej gamy urządzeń współpracujących jak:
  • kasy fiskalne,
  • drukarki fiskalne,
  • czytniki kodów kreskowych,
  • wagi elektroniczne,
  • sprawdzarki cen,
  • drukarki etykietujące,
  • kolektory danych.
  Aktualny wykaz urządzeń współpracujących z WF-Mag dla Windows w wariancie PRESTIŻ
• Okna przeglądarek wszystkich kartotek programu wyposażone są w bogate zestawy filtrów ułatwiające wyszukiwanie informacji, lokatory wyszukujące poszukiwane zapisy kartoteki, intuicyjne wyszukiwanie pozycji po wybranych polach kartotek itp.

Moduł Akcyzy

• Program pozwala automatycznie generować dokumenty dostawy wyrobów węglowych
• Program umożliwia automatyczne generowanie deklaracji AKC-WW dla towarów akcyzowych
• Program umożliwia wydruk zestawienia dokumentów dostawy, które należy składać do Urzędu Celnego
• Do programu dodano szereg zestawień pozwalających analizować dokumenty dostawy pod kątem wysokości akcyzy lub marży na sprzedawane wyroby węglowe
• Program umożliwia filtrowanie towarów akcyzowych

Produkcja / kompletacja

Moduł produkcji / kompletacji umożliwia tworzenie dowolnych produktów na podstawie definicji produktu lub receptur tworzenia produktów ze składników znajdujących się w magazynie. Tak zdefiniowane produkty można dowolnie montować lub demontować uruchamiając odpowiednie zlecenia. Zlecenia montażu / demontażu określają, jakie produkty i w jakiej ilości należy zmontować lub zdemontować.
Montaż produktu powoduje, że na stanie magazynu zwiększa się ilość danego produktu, a zmniejsza ilość jego elementów składowych. Równocześnie z procesem montażu / demontażu program tworzy odpowiednie dokumenty magazynowe.
Ilości montowanych produktów mogą być dowolnie określane przez użytkownika lub też automatycznie, zgodnie z zapotrzebowaniem wynikającymi z różnicy aktualnego stanu produktu w magazynie oraz zamówionych ilości przez odbiorców. Program może automatycznie utworzyć zlecenie zgodnie z wyżej wymienionym zapotrzebowaniem.

Rozrachunki

• Rozrachunki mogą być tworzone w programie:
  • Automatycznie – na podstawie rejestrowanych dokumentów handlowych;
  • Ręcznie – poprzez samodzielne zarejestrowanie rozrachunku przez użytkownika w kartotece rozrachunków;
  Rozliczanie rozrachunków może być realizowane w programie:
  • Automatycznie – w momencie rejestrowania dokumentów finansowych (kasowych oraz bankowych);
  • Ręcznie – poprzez wiązanie wskazanych w kartotece rozrachunków, rozliczanie dwóch dokumentów handlowych poprzez ich wzajemne kojarzenie (kompensata).
  *Zarówno podczas automatycznego jak i ręcznego rozliczania rozrachunków program umożliwia grupowe rozliczanie rozrachunków, tzn. istnieje możliwość automatycznego rozliczenia wielu dokumentów handlowych jednym dokumentem zapłaty.
• Rozrachunki można dowolnie łączyć i rozłączać.
• Kartoteka rozrachunków dodatkowo umożliwia:
  • Obsługę rozrachunków wielowalutowych;
  • Dowolną analizę rozrachunków (stanu należności i zobowiązań) według zadanych kryteriów np:
    • Daty płatności;
    • Płatnika;
    • Formy płatności;
    • Inne;
  • Rejestrację noty odsetkowej;

Dokumenty finansowe

• Program umożliwia zarówno ręczne tworzenie dokumentów finansowych (kasowych i bankowych), łączenie ich w raporty kasowe i odpowiednio w wyciągi bankowe a w niektórych przypadkach automatycznie:
  • W firmach, w których na przykład na stanowisku kasowym następuje jednocześnie fakturowanie sprzedaży, istnieje możliwość uruchomienia automatycznego wystawiania dokumentów kasowych KP (dla płatności gotówkowych z zerowym terminem płatności) w momencie zatwierdzenia dokumentu sprzedaży;
• E-Przelewy - funkcja umożliwia automatyczne przygotowanie pliku eksportu do internetowego systemu bankowego.
• W trakcie wystawiania dokumentu kasowego lub bankowego istnieje możliwość rozliczenia należności lub zobowiązania (także automatycznego, grupowego rozliczenia rozrachunków).

Zamówienia

• Program umożliwia rejestrowanie zamówień dwóch typów:
  • ZD - do dostawców;
  • ZO - od odbiorców;
• Program automatycznie rezerwuje towar w magazynie wg priorytetów zamówień od odbiorców.
• Na podstawie jednego lub kilku zamówień program może automatycznie przygotować dokumenty magazynowe lub handlowe.
• Na podstawie zamówień od odbiorców na produkty, których aktualnie nie ma w magazynie program może automatycznie utworzyć zlecenia montażu brakującej ilości.
• Zamówienia umożliwiają wygodna obsługę transakcji wieloetapowych.
• Kartoteka zamówień wyposażona jest w wygodny w użyciu Generator Zamówień do dostawców. Moduł posiada szerokie możliwości konfiguracyjnie. Na podstawie zdefiniowanych wcześniej ustawień konfiguracyjnych, Generator Zamówień analizuje aktualny stan magazynu, oczekujące zamówienia do realizacji i automatycznie przygotowuje zestaw zamówień do dostawców umieszczając je w buforze kartoteki. Po zatwierdzeniu ich przez operatora trafiają do kartoteki zamówień.

Moduł CrM

Program posiada uproszczony moduł zarządzania zadaniami oraz kontaktami z klientem.

Zestawienia

Program posiada bogaty zestaw różnego typu zestawień i raportów dostarczanych podczas instalacji. Do najważniejszych należą:

• Stan magazynu, oferty, cenniki;
• Różnorodne zestawienia dokumentów magazynowych i handlowych, rejestry VAT;
• Zestawienia obrotów magazynowych:
  • Historia przychodów;
  • Historia rozchodów;
  • Zestawienie ilościowo – wartościowe;
  • I inne;
• Sumaryczne stany zamówień i rezerwacji;
• Analizy zakupów, sprzedaży i zysków wg różnych kryteriów. Są to zestawienia dostępne w wielu wariantach, wyniki grupowane są według wielu kryteriów;
• Analizy stanu rozrachunków;
• Rejestry dokumentów;
• Różnego typu rankingi:
  • Zestawienie najlepszych odbiorców;
  • Zestawienie najlepszych dostawców;
  • Sprzedaż w podziale na handlowców;
  • Ranking towarów / produktów (analiza pod względem obrotu, osiągniętego zysku itp.);
  • Inne;

Zestawienia i raporty występują w wielu wariantach, w wielu z nich można na wstępie zdefiniować warunki filtrowania lub sortowania oraz określić inne dostępne parametry. Dodatkowo program posiada wbudowany generator raportów umożliwiający samodzielne definiowanie własnych zestawień i raportów. Istnieje także możliwość dołączania innego typu własnych lub wykonanych na zlecenie raportów, np. w oparciu o technologię:

• „CRYSTAL REPORTS” lub
• „SQL Server Raporting Services” (dostępne tylko w wariancie PRESTIŻ PLUS)

Inne

• Program posiada możliwość importu i eksportu różnych danych w wielu popularnych formatach:
  • Eksport / Import kartoteki asortymentowej z danymi handlowymi w formacie CSV obsługiwanym przez popularny program MS EXCEL;
  • Eksport / Import zamówień i faktur w standardowym formacie XML EAN;
  • I inne;
• Program posiada szeroko rozbudowany system parametrów konfiguracji firmy oraz indywidualnych ustawień użytkownika. Decydują one w wielu przypadkach o sposobie działania programu;
• Rozbudowany system uprawnień oparty o grupy użytkowników pozwalający z jednej strony na dostosowanie każdego stanowiska zgodnie z jego przeznaczeniem, co w wielu przypadkach upraszcza obsługę programu a z drugiej strony pozwalający zabezpieczyć dane handlowe firmy;

Wariant PRESTIŻ PLUS wyposażony jest dodatkowo w:

• Tabele dodatkowe – moduł ten umożliwia tworzenie dla wybranego „obiektu” systemu, na przykład: firmy, magazynu, kontrahenta, pozycji asortymentowej, rozrachunku itp. nieograniczonej ilości tabel dodatkowych z dowolną ilością pól w praktycznie każdym formacie. Pozwala to w sposób nieograniczony rozbudować strukturę przechowywanych danych o tych obiektach. Tabele dodatkowe są w pełni obsługiwane przez system, tzn. po utworzeniu do pozycji asortymentowych tabeli dodatkowej z numerami katalogowymi zamienników, można wyszukać wszystkie zamienniki posiadające odpowiedni numer katalogowy stosując standardowe mechanizmy programu;
• Gniazda rozszerzeń – moduł umożliwia tworzenie i dodanie do systemu własnych procedur obsługi zdarzeń, oprogramowanie własnych operacji lub nawet oprogramowanie obsługi całych modułów funkcjonalnych;