WF-FaKir BIZNES dla Windows

Nowoczesny program finansowo – księgowy będący elementem systemu zarządzania firmą Asseco WAPRO lub działający jako samodzielny program finansowo – księgowy.

Charakterystyka programu

Program WF-FaKir dla Windows jest programem finansowo – księgowym przeznaczonym do obsługi księgowości w przedsiębiorstwach handlowych, usługowych oraz produkcyjnych.
Może być stosowany:

• jako element składowy systemu zarządzania firmami Asseco WAPRO i współpracować z innymi aplikacjami tego systemu,
• niezależnie, jako samodzielny program finansowo – księgowy.

Program wyposażony został we wszystkie wymagane przepisami prawa mechanizmy potrzebne do księgowania bieżącej działalności podmiotów gospodarczych zobowiązanych do prowadzenia ksiąg handlowych.

Wieloletni rozwój programu, w dużej mierze oparty o doświadczenia szerokich rzesz jego użytkowników, ukierunkowany jest na:

• pełną automatyzację wszystkich możliwych operacji niewymagających decyzji księgowego. Pozwoliło to obniżyć do minimum pracochłonność związaną z wprowadzaniem i dekretacją dokumentów w programie,
• udostępnienie w postaci przetworzonej danych finansowo – księgowych, wymaganych w procesach zarządzania firmą.

Pełna automatyzacja w programie została osiągnięta poprzez udostępnienie między innymi:

• mechanizmów automatycznego rozliczania rozrachunków,
• automatów księgujących, ułatwiających proces księgowania standardowych dokumentów,
• mechanizmów automatycznie dekretujących „koszty do rozliczenia w czasie” (np. prenumeraty, abonamenty itp.),
• mechanizmów automatycznych przeksięgowań, przeszacowań (miesięcznych i rocznych),
• mechanizmów automatycznie naliczających różnice kursowe,
• mechanizmów automatycznego, dynamicznego dekretowania importowanych dokumentów (Moduł MAGIK II opisany niżej. Dotyczy pracy programu w systemie Asseco WAPRO),
• moduł tworzenia raportów użytkownika,
• szereg innych mechanizmów poprawiających ergonomię, dokładność i szybkość wykonywanej pracy oraz mechanizmy przyspieszające i ułatwiające dostęp do danych.

Wraz z rosnącymi wymaganiami stawianymi współczesnej księgowości, do których należą między innymi:

• stały monitoring kosztów, wyniku finansowego, rentowności i rozliczeń inwestycji firmy,
• nadzór nad rozrachunkami, zobowiązaniami i należnościami firmy,
• wykorzystanie danych księgowych do analizy działalności operacyjnej firmy,
• planowanie przyszłych działań operacyjnych, na podstawie aktualnych danych finansowo – księgowych firmy oraz analizie danych historycznych.

program został wyposażony w wbudowane moduły takie jak:

• tworzenia planów budżetowych wraz z kontrolą ich wykonania,
• rozliczania projektów firmy,
• ewidencjonowania przychodów i kosztów w zdefiniowanych przez użytkownika miejscach powstawania przychodów i kosztów (tzw. MPK), które niezależnie od możliwości rejestrowania kosztów na kontach księgowych zespołu 5, umożliwiają dodatkowe ich rejestrowanie w innym układzie, w sposób bardziej szczegółowy. Dzięki temu możliwe jest precyzyjne analizowanie rentowności poszczególnych obszarów działalności firmy (dotyczy wariantów PRESTIŻ i BUDŻET),
• analiza wskaźnikowa, która umożliwia pełną analizę kondycji finansowej firmy (dotyczy wariantów PRESTIŻ i BUDŻET),
• możliwość tworzenia własnych zestawień użytkownika, które umożliwiają tworzenie rozbudowanych zestawień jak na przykład szczegółowych rachunków wyników, analiz rentowności poszczególnych rodzajów działalności firmy i dowolnych innych zestawień opartych o dane finansowo - księgowe.

Dodatkowo istnieje możliwość poszerzenia możliwości analitycznych systemu poprzez rozbudowanie go o program WF-Analizy. Po zainstalowaniu programu WF-Analizy na wspólnej bazie z programem WF-FaKir dla Windows dodatkowo można uzyskać możliwość wykonywania przekrojowych, wielowymiarowych analiz w postaci czytelnych zestawień tabelarycznych i wykresów, niezbędnych do oceny zmian trendów procesów zachodzących w firmie, analiz porównawczych i innych.

Program, ze względu na swoją rozbudowaną funkcjonalność, pełną automatyzację operacji księgowych, ergonomię pracy sprawdził się również w pracy w biurach rachunkowych. Potwierdzeniem tego jest lista biur rachunkowych korzystających w swojej codziennej pracy z oprogramowania Asseco WAPRO, które przystąpiły do „Programu dla biur rachunkowych Asseco WAPRO”.

WF-FaKir dla Windows w systemie zarządzania firmą Asseco WAPRO

Powyżej wymienione zostały wszystkie moduły i funkcje automatyzujące pracę księgowych, w które wyposażony jest WF-FaKir dla Windows. Mają one wpływ na przeprowadzane operacje na znajdujących się w programie danych, natomiast poniżej omówimy pełną automatyzację importu i dekretowania danych importowanych do programu z innych aplikacji systemu Asseco WAPRO.

Pełna funkcjonalność i automatyzacja współpracy z systemem Asseco WAPRO

Pełną funkcjonalność i wszystkie zalety programu WF-FaKir dla Windows dostępne są podczas pracy programu w systemie Asseco WAPRO. Jest on tak zaprojektowany, aby wszystkie aplikacje wchodzące w jego skład współdziałały ze sobą w sposób jak najbardziej pełny i zautomatyzowany.

Automatyzacja współpracy systemu polega na możliwości:

• pełnej wymiany danych (w dowolnym momencie) pomiędzy poszczególnymi aplikacjami a programem finansowo – księgowym,
• synchronizacji wspólnych danych - niektórych kartotek (np. kontrahentów, pracowników), rozrachunków i innych,
• automatycznym, dynamicznym dekretowaniu wszystkich importowanych dokumentów.

Program WF-FaKir wyposażony jest w moduł MAGIK II, który jest odpowiedzialny za obsługę importu i automatycznego dekretowania dokumentów. Przy jego pomocy możliwe jest nie tylko proste definiowanie schematów księgowań, ale również definiowanie dekretów warunkowych. Moduł dynamicznie analizuje importowane dokumenty i odpowiednio je dekretuje, wylicza również różnice z zaokrągleń, rozksięgowuje dokumenty a nawet dynamicznie tworzy odpowiednie ich opisy.

W praktyce oznacza to, że bez wprowadzenia z klawiatury do programu finansowo – księgowego jednego znaku, bez wpisywania danych kontrahentów, w ciągu kilku lub kilkunastu minut, w programie mogą znaleźć się zadekretowane wszystkie dokumenty magazynowe, handlowe i finansowe wystawione w programie WF-Mag dla Windows z dowolnie wybranego okresu. A zdarza się, że poza obsługą magazynu, obsługą konwencjonalnej sprzedaży (krajowej i zagranicznej) na kilkunastu a nawet kilkudziesięciu stanowiskach, zarządza on równocześnie sprzedażą wielu handlowców mobilnych oraz kilku sklepów internetowych i ilość zarejestrowanych dokumentów jest bardzo duża.

W praktyce, księgowym pozostaje tylko sprawdzenie zaimportowanych dokumentów i ich zatwierdzenie. Import dokumentów może być przeprowadzany z dowolną częstotliwością, wobec tego dane zaksięgowane w programie finansowo – księgowym mogą być zawsze aktualne.

Osiągniecie pełnej integracji i funkcjonalności uzależnione jest w dużym stopniu od zastosowanej przez użytkownika konfiguracji swojego systemu.

W dalszej części przedstawimy podstawowe informacje na temat różnic w funkcjonalności systemu zarządzania firmą Asseco WAPRO, przy różnych konfiguracjach instalacji. Więcej szczegółów znajdziecie Państwo w „Podręczniku użytkownika. Oprogramowanie dla firm Asseco WAPRO”.

Konfiguracja systemu Asseco WAPRO a różnice w funkcjonalności systemu.

Poszczególne aplikacje systemu zarządzania firmą Asseco WAPRO, zależnie od wymagań użytkownika, mogą być instalowane:

• W jednej, wspólnej bazie danych (struktury wszystkich programów znajdują się w jednej bazie danych),
• W rozłącznych bazach danych (struktury wszystkich programów znajdują się w oddzielnych, niezależnych bazach danych).

W zależności od powyżej opisanych przypadków, import danych do programu finansowo – księgowego będzie odbywać się:

• Praca na rozłącznych bazach danych – okresowa wymiana danych za pośrednictwem plików danych,
• Praca na wspólnej bazie danych – wymiana danych w dowolnym momencie („na żądanie”) w obrębie bazy danych bez pośrednictwa plików danych.

Synchronizacja wspólnych danych, która obniża ogólny nakład pracy w firmie na wprowadzanie dokumentów i danych do systemu (dane są wprowadzane tylko jeden raz, nie trzeba ich powielać) możliwa jest tylko w przypadku pracy na jednej, wspólnej bazie danych.

Jak z tego wynika, pełną funkcjonalność systemu Asseco WAPRO można osiągnąć przy instalacji całego systemu w jednej, wspólnej bazie danych.

Korzyści z użytkowania programu

• Zwiększona efektywność i dokładności pracy księgowego, poprzez zautomatyzowanie wszystkich operacji niewymagających jego decyzji,
• Równomierne rozłożenie pracy księgowych w całym okresie obrachunkowym, wynikające z możliwości importowania i księgowania dokumentów praktycznie natychmiast po ich zarejestrowaniu w systemie zarządzania sprzedażą (dotyczy pracy w jednym systemie z programem WF-Mag dla Windows),
• Skrócenie czasu potrzebnego na wprowadzania dokumentów i ich dekretowanie. Zaoszczędzony tym sposobem czas może być przeznaczony na przeprowadzanie istotnych z punktu widzenia działania firmy bieżących analizy jej wyników ekonomicznych , na przykład przy pomocy modułu WF-Analizy,
• Zmniejszenie nakładów pracy w firmie związanych z wprowadzaniem danych wynikające z możliwości pracy na wspólnej bazie danych z programem zarządzania sprzedażą (dotyczy pracy z programem WF-Mag dla Windows).

Podstawowe funkcje programu

Ewidencja dokumentów

• rejestrowanie wszystkich typów dokumentów, w tym dokumentów walutowych i złożonych,
• automatyzacja procesu rejestracji dokumentów poprzez zastosowanie formuł automatycznego dekretowania,
• możliwość rejestrowania i automatycznego rozliczania rozrachunków już na etapie rejestrowania dokumentów
• przeglądanie i analiza dokumentów w dowolnych układach
• możliwość tworzenia własnych klasyfikacji dokumentów lub zapisów

Rozrachunki

• automatyczne, półautomatyczne i ręczne rozliczanie lub kompensacja należności i zobowiązań,
• rozliczanie rozrachunków walutowych, wraz z automatycznym tworzeniem dokumentów różnic kursowych,
• automatyczne tworzenie dokumentów przelewu, wezwań do zapłaty, czy not odsetkowych oraz naliczanie odsetek,
• Komplet zestawień umożliwiających pełną analizę stanu należności i zobowiązań, także w ujęciu historycznym i prognostycznym.

Księga główna

• szybkie i wygodne przeglądanie zapisów, obrotów i sald na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych,
• generowanie kompletu wydruków urzędowych i statystycznych, w tym bilansu, rachunku wyników, dzienników księgowań i innych,
• automatyczne naliczanie obowiązkowej korekty kosztów podatkowych zgodnie z art. 15b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych - program automatycznie nalicza korekty zarówno dla:
  • transakcji zakupu zaksięgowanych bezpośrednio w programie, najczęściej jednorazowo zaliczanych w koszty uzyskania przychodów,
  • transakcji zakupu towarów handlowych, najczęściej zaliczanych w koszty uzyskania przychodów odpowiednio do rozchodów / sprzedaży towarów handlowych;
• automatyczne zamykanie okresów i lat obrachunkowych wraz ze stosownymi przeksięgowaniami, przeszacowaniami i generowaniem bilansu otwarcia.

Ewidencja VAT

• powiązanie procesu dekretacji dokumentów z ewidencją VAT umożliwiające jednokrotne wprowadzanie informacji oraz kontrolę zgodności kont księgi głównej z rejestrami VAT,
• możliwość tworzenia dowolnych zestawień w oparciu o rejestry VAT oraz automatyczne generowanie i drukowanie deklaracji VAT-7,
• możliwość tworzenia dowolnej ilości własnych klasyfikacji zapisów w rejestrze VAT,
• automatyczne naliczanie korekt podatku VAT zgodnie z art. 89a i 89b ustawy o podatku od towarów i usług:
  • Podatku należnego zgodnie z art. 89a ustawy o podatku od towarów i usług, tzw. ulga na złe długi, wraz z automatycznym wypełnianiem zawiadomienia VAT-ZD;
  • Podatku naliczonego zgodnie z art. 89b ustawy o podatku od towarów i usług, tj. obowiązkowe obniżenie podatku naliczonego wynikającego z nierozliczonych transakcji zakupu po upływie 150 dni od terminu płatności;
• pełna obsługa dokumentów importowych i eksportowych oraz dotyczących transakcji wewnątrzwspólnotowych.