Wszystkie systemy informatyczne do obsługi hotelu działają w oparciu o kluczową rolę działu Recepcji w firmie. Spotyka się generalnie dwie filozofie podejścia do tego tematu. Konto gościa i faktura gościa. Poniżej kilka słów o każdej z nich.

Konto gościa
W momencie przyjazdu gościa do obiektu otwierane jest dla niego konto. Wszystkie kupowane przez niego usługi gromadzone są na koncie. Standardowe usługi to: nocleg, konsumpcja w miejscach gastronomicznych (restauracja, kawiarnia, drink bar itp), telefony. W momencie wyjazdu dane z konta przesuwane są na fakturę.

Faktura gościa
W momencie przyjazdu gościa do obiektu otwierana jest dla niego faktura. Wszystkie świadczone dla niego usługi gromadzone są na niej natychmiast. Standardowe usługi to: nocleg, konsumpcja w miejscach gastronomicznych (restauracja, kawiarnia, drink bar itp), telefony. W momencie wyjazdu wszystkie dane są już na fakturze. Jeden dokument sprzedaży może obsłużyć wiele pokoi co spotyka się np. przy grupach, konferencjach itp. W systemie tym jednoznacznym identyfikatorem gościa jest jego pokój i faktura z nim skojarzona. Gość może mieć wiele otwartych dokumentów sprzedaży.

Wady i zalety powyższych rozwiązań widoczne są od razu. Przy koncie gościa wszystko jest proste na początku lecz komplikuje się na końcu w momencie jego wyjazdu. W koncepcji faktury gościa jest akurat na odwrót. Faktura jest już gotowa i czeka na akceptację przy wyjeździe gościa, ale trzeba trochę wysiłku na etapach wcześniejszym aby to otrzymać. Obecnie systemy zaczynają ewoluować w kierunku rozwiązań pośrednich (mieszanych). Wsparciem są tanie karty procesorowe, transponderowe i magnetyczne. Pozwalają one w żądanych miejscach identyfikować jednoznacznie gościa. Nr pokoju dominuje w innych sytuacjach, gdzie tej identyfikacji nie można zrobić np. rozmowa telefoniczna.

Zamki elektroniczne
Większość nowo powstających obiektów posiada dzisiaj zamki elektroniczne do drzwi. Zalety? Na pewno prestiż i prostota obsługi. Ale przede wszystkim bezpieczeństwo. Zamek otwiera karta. Karta gościa, personelu lub awaryjna. Z określonym terminem i godziną ważności. Nie tylko to. Zamek posiada swoją pamięć, w której zapisuje wejścia i próby wejścia. Tego wszystkiego nie ma normalny klucz.

A wady? To samo co powyżej. Każda odpowiednio zaprogramowana karta może otworzyć każdy zamek. Bo karta, to tylko kawałek plastiku, który raz jest kartą gościa, raz personelu a innym razem otwierającą każde drzwi kartą awaryjną.