Program Windykator dla programu Subiekt GT - firmy NetSetup.
(program współpracuje również z programem Rewizor GT)
Program Windykator dla Subiekta GT - przeznaczony jest dla firm, które mają problemy z terminową zapłatą należności - czyli dla wszystkich firm, które sprzedają na przelew.
Niestety, w dzisiejszych trudnych czasach, forma płatności "przelew", często odbierana jest jako "prezent" albo "zapłacę jak będę miał".
Spóźnione należności, to podstawowy problem wielu firm, który powoduje brak płynności finansowej, co z kolei zmniejsza szanse rozwoju prowadzonej działalności.
Jeśli Państwa klient nie płaci na czas - pozostaje nam wysyłanie wezwań do zapłaty i przeprowadzanie wielu rozmów telefonicznych, podczas których musimy prosić się o nasze, ciężko zarobione pieniądze. To zajęcie jest czasochłonne i frustrujące.
Na szczęście - na ratunek przybywa Wasz nowy pracownik, program Windykator dla Subiekta GT, który przejmie obowiązki upominania się o należności.
Co ciekawe, program Windykator dla Subiekta GT, nie wymaga płacenia comiesięcznej pensji - w zupełności zadowala się jednorazową gratyfikacją :)
Program Windykator dla Subiekta GT, potrafi wysyłać dwa rodzaje wiadomości:
Program pracuje w dwóch trybach - ręcznym oraz w pełni automatycznym.
Pracę z programem zaczynamy od trybu ręcznego.
Musimy skonfigurować ustawienia konta email oraz konta na serwerze SMSAPI.
Jeśli nie mamy jeszcze konta SMSAPI, można je założyć klikając link "Rejestracja w SMSAPI" na formularzu konfiguracji SMS.
Należności, dla których będą wysyłane emaile i/lub smsy, wybieramy podając kilka parametrów:
- należności wszystkie albo przeterminowane
- jeśli przeterminowane - można wybrać ilość dni przeterminowania (od-do)(*)
- magazyn (dowolny lub wybrany)
- cechy akceptujące kontrahenta
- cechy odrzucające kontrahenta
(*) dni przeterminowania mogą mieć również wartości ujemne - co oznacza, że -2 dni spóźnienia to 2 dni do terminu płatności.
Na podstawie ww parametrów program wybiera należności (klawisz pobierz należności (f5)). Domyślnie, wszyscy kontrahenci - z wyjątkiem tych, którzy nie mają zdefiniowanego nr telefonu i mejla - są "zaznaczeni".
Po wciśnięciu klawisza Wysłanie Wezwań - program dla zaznaczonych kontrahentów wysyła mejle i/lub SMSy przy użyciu wskazanych szablonów.
Zaznaczenie opcji "wysyłka testowa" spowoduje, że program wyśle mejle i/lub smsy na wskazany adres i numer telefonu.
Wszystkie parametry - dotyczące wyboru należności oraz wysyłki wezwań - w chwili pobierania należności lub wysyłania wezwań - zapisywane są w bieżącym profilu.
Program, po pierwszym uruchomieniu - zaczyna pracę w profilu standardowym. Jednak w każdej chwili możemy utworzyć nowy profil (dowolną liczbę) lub skasować aktualny. Przełączenie między profilami, automatycznie zmienia również zapisane wcześniej parametry.
Profile umożliwiają automatyczną pracę programu Windykator - informacje w końcowej części opisu.
Historia windykacji.
Wszystkie mejle i SMSy zapisywane są w historii - dostępnej po wciśnięciu klawisza Historia.
Tabelę można filtrować wg kontrahenta oraz typu wiadomości.
Przeglądając tabelę, na bieżąco mamy podgląd na treść wysłanej wiadomości.
W tabeli znajduje się wiele informacji na temat danej wiadomości - w przypadku SMSów jest to również koszt wysłania oraz status.
Status SMSa po wysłaniu jest pusty - to oznacza, że program przekazał SMSa na serwer SMSAPI.
Klikając przycisk "Sprawdź status doręczenia SMSów" - możemy sprawdzić czy SMS został doręczony (jest wiele statusów, ale najczęściej występuje Wysłany i Doręczony). Sprawdzenie dokonywane jest tylko dla SMSów ze statusem nie-finalnym, czyli takim, który może jeszcze ulec zmianie.
Czynność sprawdzania statusów SMSów - również można zautomatyzować.
Szablony wiadomości.
Program oferuje 2 edytory szablonów - osobny dla mejli i osobny dla SMSów
(patrz zrzuty ekranów).
Wraz z programem, dostarczonych jest kilka szablonów - należy wybrać najbardziej odpowiedni i dokonać ewentualnych modyfikacji.
Koniecznie należy zapoznać się z informacjami dostępnymi po wciśnięciu linka Pomoc.
Szablon, zawierający tzw. auto-teksty, można sprawdzić w praktyce klikając na przycisk "Podgląd". Wtedy wyświetlony zostanie finalny tekst powiadomienia, w oparciu o kontrahenta wybranego na głównym ekranie programu.
Tryb automatyczny.
Program pracuje w trybie automatycznym, jeśli zostanie uruchomiony z parametrami:
ns_windykator.exe auto nazwa_profilu
Tak uruchomiony program, przeprowadzi wysyłkę zgodną z ustawieniami zapisanymi w zadanym profilu i zakończy pracę.
Jeśli za nazwę profilu wstawimy "sms-check", to program wykona procedurę sprawdzania statusów SMSów, podobną do tej dostępnej na formularzu historii windykacji. Warto zwrócić uwagę na fakt, iż po kilku dniach, statusy wysłanych SMSów przestają być przechowywane przez serwer SMSAPI - wtedy zostaje zwrócony status "nieznany".
Operacje przeprowadzane w trybie automatycznym (ale również w trybie ręcznym) zapisywane są do loga - pliku tekstowego zapisanego w podkatalogu log.
Dodając odpowiednie zadanie do harmonogramu zadań windows, możemy spowodować, że windykator będzie automatycznie wysyłał wezwania o wskazanych porach (proszę pamiętać, aby w polu "rozpocznij w" wskazać katalog programu Windykator)
Scenariusze.
Sposób, w jaki wykorzystany będzie opisywany program, zależy tylko wyłącznie od inwencji użytkownika.
Przykładowo, możemy wysyłać kilka rodzajów wiadomości:
- codzienne przypomnienie o kończących się w dniu dzisiejszym terminie płatności faktur (faktury przeterminowane od 0 (zero) do 0 (zero) dni. Przypomnienie delikatne z podziękowaniem, jeśli wpłata została już dokonana.
- raz na tydzień wysłanie przypomnień o nieuregulowanych należnościach
(dla należności przeterminowanych od 7 do 31 dni)
- wezwania do zapłaty dla należności przeterminowanych od 32 do 9999 dni - wysyłane co kilka dni
- codzienne sprawdzanie statusów wysłanych SMSów (ns_windykator.exe auto sms-check).
Demo programu znajduje się na stronie: www.netsetup.pl/windykator
Program jest mojego autorstwa - w razie problemów służę pomocą.
