Program DoUPS 1.0 pozwala w prosty sposób wykorzystać dane z systemu sprzedaży Subiekt GT do generowania listów przewozowych dla firmy kurierskiej UPS w połączeniu z bezpłatnym progranem UPS WorldShip dostarczanym przez tego przewoźnika. Niniejsza instrukcja zakłada, iż czytający zna już program sprzedaży Subiekt GT oraz program do generowania listów UPS WorldShip dostarczany przez firmę UPS.

Program DoUPS pozwala na wykorzystanie danych adresowych z dokumentów sprzedaży generowanych z poziomu Subiekta GT (FS - faktury sprzedaży, WZ – wydanie zewnętrzne, ZK – zamówienie od klienta) do automatycznego nanoszenia ich na listy przewozowe generowane z programu UPS WorldShip, bez konieczności pracochłonnego kopiowania danych pomiędzy tymi programami. Funkcjonalność programu docenią przede wszystkim Ci użytkownicy, którzy realizują dużo przesyłek do różnych klientów (gdy powtarzalność sprzedaży do tego samego kontrahenta jest na niskim poziomie).

Jak to działa?
Program odczytuje z bazy Subiekta GT podstawowe dane dotyczące istniejących już dokumentów sprzedaży. Wyświetlanie tych dokumentów można filtrować poprzez odpowiedni wybór wartości następujących pól:

- pole Typ dokumentu - pozwala na jednoczesne wybranie tylko jednego z dopuszczalnych typów dokumentów: FS - faktury sprzedaży, WZ - wydania zewnętrzne, ZK - zamówienie od klienta (wykorzystywane często również do generowania faktur proforma)

- pole Data wystawienia - pozwalające na ograniczenie wyświetlanych dokumentów wg dostępnych kategorii czasowych (do wyboru: dzisiaj, wczoraj, ostatnie 7 dni, ostatnie 28 dni)

Dokumenty z Subiekta GT o wybranym typie i mieszczące się w wybranym przedziale czasowym wyświetlane są w formie listy zawierającej numer dokumentu oraz nazwę firmy dla której dany dokument został wystawiony.

Z widocznej listy wystarczy wybrać właściwy dokument i podwójnie kliknąć na linii go reprezentującej, aby przejść do okna widocznego na kolejnej stronie.

W tym oknie mamy możliwość ewentualnego dokonania korekty danych adresowych przeniesionych z wybranego dokumentu z Subiekta GT (np. skrócenie nazwy firmy, dopisanie w polu nazwa imienia i nazwiska osoby do której przesyłka ma być skierowana, uzupełnienie numeru telefonu, czy adresu email), a także dopisanie własnych (np. pole Uwagi).

Formularz zawiera ponadto dane pozwalające określić parametry przesyłki takie jak: - Typ przesyłki – wybór z listy: Express, Express Plus, Standard, - Ilość przesyłek – określenie przesyłek nadawanych w ramach jednego listu przewozowego, - Kwota pobrania i Wartość - pola te mogą być automatycznie wypełnione na podstawie wartości podpowiadanej w polu obok przycisku Kwota pobrania z dokumentu, - Zawartość – pole tekstowe określające rodzaj zawartości w przesyłce, - Uwagi – pole tekstowe pozwalające na przekazanie informacji ułatwiających kurierowi dostarczenie przesyłki, czy zidentyfikowanie przesyłki przez adresata (wypełnienie tego pola jest opcjonalne).

Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól wystarczy wybrać przycisk OK, a program DoUPS prześle dane w odpowiednim formacie do programu UPS WorldShip. Wymagane jest, aby w tym momencie program UPS WorldShip był uruchomiony w trybie przetwarzania pików XML. Tryb ten jest wywoływany poprzez wybranie opcji Import automatyczny XML z menu Importuj/Exportu dane.

Przy filtrowaniu listy kontrahentów wprowadzony tekst wyszukiwany jest w nazwie kontrahenta, w nazwie miejscowości i numerze NIP.

Po wybraniu interesującego nas kontrahenta wystarczy podwójnie kliknąć na linii go reprezentującej, aby przejść do okna widocznego definiowania listu przewozowego identycznego jak wcześniej przy wybieraniu dokumentu sprzedaży z listy.

Przygotowanie do pracy

Wersja testowa

W celu zapoznania się w praktyce z możliwościami programu należy pobrać ze strony wersję instalacyjną programu. Po jej zainstalowaniu na komputerze, przy pierwszym uruchomieniu pojawi się okno aktywacji, w które należy wprowadzić i zatwierdzić dane identyfikujące daną instalację Subiekta GT (nazwa serwera, nazwę bazy danych, identyfikator użytkownika i hasło) oraz adres email.

Po wypełnieniu tych pól – aktywny stanie się przycisk Aktywuj wersję próbną, który pozwoli na uaktywnienie programu do pracy w trybie wersji próbnej, która umożliwi wygenerowanie 25 listów kurierskich z DoUPS 1.0. W trybie próbnym po każdorazowym wygenerowaniu kolejnej wiadomości program będzie informował o ilości listów jakie jeszcze mogą być wygenerowane w tym trybie. W przypadku korzystania z wersji testowej, po wyczerpaniu limitu generowanych wiadomości, ponownie pojawi się okno aktywacji, gdzie należy skorzystać z przycisku Zamów klucz do wersji pełnej, aby zamówić wersję komercyjną klucza. Pojawi się okno zamówienia, które należy wypełnić odpowiednimi danymi i wysłać mailem zamówienie wygenerowane przez program.

Na zakończenie

Program DoUPS 1.0 realizuje jedynie połączenie do przekazania danych z bazy danych Subiekta GT do programu UPS WorldShip w postaci plików XML. Wszelkie modyfikacje wygenerowanych listów, czy ich kasowanie jest możliwe wyłącznie z poziomu programu UPS WorldShip. W obecnej wersji program wspiera obsługę generowania listów przewozowych dla typowych przesyłek krajowych (paczek). Wersja instalacyjna jest generowana i dostarczana wyłącznie w wersji elektronicznej (wysyłka mailem lub plik do pobrania z serwera).

Istnieje możliwość opracowania rozwiązania pod potrzeby klienta – zapraszamy o kierowanie zapytań na numer telefonu lub adres email podany poniżej w sekcji Pomoc Techniczna.