Możliwość skanowania do przeszukiwalnego pliku PDF za jednym naciśnięciem przycisku pomaga Ci zapisać dokumenty w określonej lokalizacji a później, kiedy będziesz ich potrzebował, możesz je wyciągnąć po prostu wpisując pierwsze litery nazwy dokumentu. Lub po prostu wpisać jakiekolwiek słowo kluczowe jakie pamiętasz z danego dokumentu, by przywołać wszystkie dokumenty, które zawieraja to słowo. Przyciski funkcyjne są programowalne aby umożliwić Ci zwiększenie wydajności i zaoszczędzenie dużej ilości czasu. Poprzez pojedyncze naciśnięcie przycisku możesz skanować dokumenty i zapisywać je w rozmaitych formatach pliku. Menadżerowie biur Obsługi Klienta lub wydziału księgowości otrzymują wielkie ilości dokumentów i skanują je na potrzeby późniejszego ich wykorzystania, lecz potem odszukanie ich staje się trudne wśród ogromnej ilości innych dokumentów.

Faktycznie, firmy przechowują dla różnych celów dokumenty od swoich klientów takie jak: paragony, zwroty podatku, podania, itp. W kolejnych latach dokumentów tych jest coraz więcej i zajmują one dużo miejsca. Lecz przy pomocy tego skanera, możesz przetworzyć fizyczne dokumenty w pliki cyfrowe i zapisać je na dysku lub wysłać je do odpowiednich osób lub firm. Twoja firma może nawet załadować wszystkie dokumenty na stronę FTP i wysłać do niej link swoim klientom, albo współdzielić je między współpracownikami do uzytku wewnętrznego. Z tym skanerem współdzielenie dokumentów staje się znacznie łatwiejsze. A najważniejsze jest to, że skaner ma ekologiczną konstrukcję i nie potrzebuje w ogóle czasu na nagrzewanie.

Z drugiej strony, skaner płaski umozliwia użytkownikom skanowanie dokumentów, które nie sa przetwarzane wsadowo, w większych ilościach. Pojedyńcze dokumenty, rękopisy lub odręczne notatki, numery telefonów zapisane na małych skrawkach papieru mogą być zeskanowane szybko i wysłane do, lub zapisane w określonej lokalizacji. Oznacza to, że jesteś w stanie stworzyć biuro całkowicie pozbawione papieru.