- dodawanie, edycja i usuwanie pokoi,
- dowolna numeracja/nazewnictwo,
- określenie piętra, pojemności (ilość osób) i dowolnych elementów dodatkowych (łazienka,taras, widok, itp.),
- określenie ceny za wynajem (cena za pokój bądź od osoby) z uwzględnieniem dzieci w trzech przedziałach wiekowych,
- możliwość zamieszczenia zdjęcia pokoju, które może być wykorzystane jako prezentacja dla klienta,
- prosty i skuteczny system wyszukiwania pokoi (np. ze względu na ilość osób, piętro, itp)
(W zależności od szybkości łącza internetowego, ładowanie pliku z filmem może trwać od kilku do kilkudziesiędziu sekund)
Kartoteka Klientów
- dodawanie, edycja i usuwanie,
- podstawowe dane o klientach (telefony, adres zamieszkania, numer dowodu tożsamości, e-mail, itp),
- prosty, skuteczny system wyszukiwania klientów,
- możliwość szybkiego wysłania maila do klienta.
(W zależności od szybkości łącza internetowego, ładowanie pliku z filmem może trwać od kilku do kilkudziesiędziu sekund)
Grafik pokoi
- przejrzysta tabela pokazująca w jakie dni dane pokoje są zajęte/wolne z uwzględnieniem różnych typów rezerwacji,
- możliwość ustawienia konkretnych dni pokazywanych w tabeli (np. weekendy),
- możliwość ustawienia pojemności pokoi, które będą pokazywane,
- ustawienie przedziału czasowego,
- możliwość szybkiej rezerwacji z poziomu grafika (wystarczy przeciągnięcie myszki),
- kliknięcie myszy na danej rezerwacji ukazuje szczegółowe dane o wynajmie/rezerwacji,
- możliwość pełnej edycji oraz szybkiej zmiany typu istniejącej rezerwacji,
- wystawianie faktur, rachunków,
- możliwość wydruku lub zapisania grafiku jako obrazka (.jpg, .png).
(W zależności od szybkości łącza internetowego, ładowanie pliku z filmem może trwać od kilku do kilkudziesiędziu sekund)
Rezerwuj
- prosty formularz, w którym ustalane są dane rezerwującego oraz inne szczegóły rezerwacji obejmujące: typ rezerwacji (wstępna, potwierdzona, online), okres pobytu, liczbę osób (dorośli, dzieci) oraz kwota za pobyt,
- możliwość wynajmu grupowego - tj. jeden klient wynajmuje/rezerwuje kilka pokoi.
- opcja meldowania osób,
- możliwość zamieszczania dodatkowych informacji związanych z rezerwacją/wynajmem,
- kalkulator ceny pozwalający szczegółowo zdefiniować sposób naliczania ceny za pobyt,
- opcja druku (wysłania e-mailem) potwierdzenia rejestracji.
(W zależności od szybkości łącza internetowego, ładowanie pliku z filmem może trwać od kilku do kilkudziesiędziu sekund)
Recepcja
- tutaj wyświetlane są informacje o stanach pokoi w danym dniu (wybór dnia z kalendarza) - domyślnie: dziś,
- przejrzysta lista pokazująca czy dany pokój jest wolny czy zarezerwowany (z uwzględnieniem 3 typów rezerwacji),
- informacje na temat płatności (wartość do zapłaty, wpłacona zaliczka, informacja o uregulowaniu), możliwość wystawienia rachunku/faktury,
- dla pokojów zarezerwowanych: podgląd, edycja, dodawanie i usuwanie zdarzeń (np. kolacja, podwieczorek, itp) oraz system informowania o ustalonej porze przed zajściem zdarzenia
- możliwość szybkiej zmiany dat rezerwacji, ewentualnie usunięcia rezerwacji.
(W zależności od szybkości łącza internetowego, ładowanie pliku z filmem może trwać od kilku do kilkudziesiędziu sekund)
Księga Meldunkowa
- lista meldunków z bogatymi możliwościami filtrowania (wg dat, pokoi,osób , itp.),
- możliwość edycji, usuwania lub dodawania zameldowanych osób,
- wydruk księgi meldunkowej według obowiązujących przepisów
(W zależności od szybkości łącza internetowego, ładowanie pliku z filmem może trwać od kilku do kilkudziesiędziu sekund)
Finanse
Tworzenie Nowego Dokumentu
- wbudowane szablony dokumentów (faktury: vat, vat+odcinek płatności, vat pro-forma, vat korekta; rachunek, rachunek+odcinek płatności, oferta),
- ręczna/automatyczna numeracja dokumentów,
- możliwość zdefiniowania własnego schematu automatycznej numeracji,
- możliwość wystawiania faktury w dowolnej walucie,
- pole z informacją o osobie wystawiającej dokument,
- możliwość wstawienia nabywcy/odbiorcy dokumentu bezpośrednio z istniejącej bazy klientów, lub ręczne wypełnienie wymaganych pól,
- kontrola poprawności NIP
- opcja "odbiorca ten sam co nabywca" przyspieszająca proces tworzenia nowego dokumentu,
- błyskawiczne wyszukiwanie, wstawianie i edycja towarów/usług,
- przejrzysta lista zakupywanych towarów/usług,
- możliwość zatwierdzenia dokumentu jako kopii roboczej (z możliwością późniejszej jej edycji),
- rozbudowana opcja zatwierdzania dokumentu (zapisz i drukuj, zapisz i eksportuj do .pdf, zapisz i wyślij e-mailem do klienta, zapisz i wyświetl podgląd wydruku, opcja automatycznego wydruku kopii i oryginału.
Dokumenty/Dokumenty wg klientów
- szybkie wyszukiwanie wg wybranej kategorii,
- wyświetlanie z podziałem na typy dokumentów,
- wyświetlanie według klientów,
- wyświetlanie skrócone lub pełne,
- możliwość szybkiego wydruku, eksportu do .pdf lub wysłania dokumentu e-mailem,
- edycja i usuwanie dokumentów,
- konfigurowalny wydruk listy dokumentów,
- możliwość utworzenia dokumentu na podstawie istniejącego w bazie.
(W zależności od szybkości łącza internetowego, ładowanie pliku z filmem może trwać od kilku do kilkudziesiędziu sekund)
Raporty i Podsumowania
Program oferuje rozbudowaną listę raportów:
- zestawienie klientów,
- usługi według dat z podsumowaniem,
- usługi według pokoi,
- usługi - zestawienie,
- aktualnie zarezerwowane pokoje,
- zestawienie zarezerwowanych pokoi według klientów,
- miesięczne porównanie obłożenia pokoi,
- dzienne porównanie obłożenia pokoi,
- zestawienie zarezerwowanych pokoi
- zestawienie rezerwacji i usług,
Zarządzanie Bazą Danych
- wykonywanie kopii zapasowej bazy danych,
- wgrywanie bazy z istniejącej kopii zapasowej,
- opcja tworzenie archiwów (umożliwia przeniesienie do archiwum wszystkich rezerwacji oraz dokumentów finansowych),
- odtwarzanie zaarchiwizowanego okresu.
Rezerwacje
- wgląd na informacje o wszystkich rezerwacjach, z kolorystycznym rozróżnieniem poszczególnych jej typów,
- możliwość szybkiej zmiany typu rezerwacji,
- możliwość zastosowania różnych rodzajów filtrów sortujących listę rezerwacji,
- podgląd, usuwanie, dodawanie oraz edytowanie rezerwacji,
- generowanie dokumentów sprzedaży, wystawianie faktur, rachunków, paragonów dla poszczególnych rezerwacji,
(W zależności od szybkości łącza internetowego, ładowanie pliku z filmem może trwać od kilku do kilkudziesiędziu sekund)
Sprzątanie Pokoi
- definiowanie liczby dni wstecz branych pod uwagę przy generowaniu listy pokoi do posprzątania (domyślnie 1 dzień),
- ustawienie bieżącej daty,
- możliwość określenia pokojów posprzątanych lub do posprzątania,
- szybka zmiana statusu pokoju z "Do posprzątania" na "Posprzątane",
- wydruk listy pokoi do posprzątania/posprzątanych.
(W zależności od szybkości łącza internetowego, ładowanie pliku z filmem może trwać od kilku do kilkudziesiędziu sekund)
Ustawienia
Z poziomu tego modułu dokonujemy wszystkich podstawowych ustawień m.in.:
- określenie scieżek dostępu do bazy danych oraz katalogu ze zdjęciami pokoi,
- konfiguracja ustawień związanych z informowaniem o usługach,
- określanie godziny wykwaterowania w obiekcie,
- metoda obliczania ceny za wynajem (od pokoju lub od osoby),
- ustawienia dotyczące sprzątania pokoi,
- ustawienia druku powierdzenia rezerwacji,
- ustalenie metody numerowania rezerwacji,
- ustawienia dotyczące modułu fakturującego (numeracja dokumentów, nazewnictwo na dokumentach, rozliczanie i rejestrowanie sprzedaży),
- konfiguracja drukarki fiskalnej,
- dodawanie, usuwanie opcji pokoi,
- zarządzanie usługami (określanie nazwy, ceny, stawki VAT, PKWiU),
- zarządzanie słownikami (grupy towarów/usług, formy płatności, stawki Vat, jednostki).
Organizer
- dodawanie/podgląd i edycja notatek w poręcznym kalendarzu,
- ustawienie widoku, od 1 do 30 dni,
- wyświetlanie usług przypisanych do pokoi,
- skalowanie.
Zarezerwowane pokoje
- różne rodzaje filtrów sortujących listę zarezerwowanych pokoi,
- możliwość: podglądu, usuwania oraz edytowania poszczególnych rezerwacji,
- wystawiania faktur, rachunków, paragonów,
- opcja wydruku listy zarezerwowanych pokoi.
(W zależności od szybkości łącza internetowego, ładowanie pliku z filmem może trwać od kilku do kilkudziesiędziu sekund)
Sklep, czyli sprzedaż towarów
Obsługa popularnych kas fiskalnych daje użytkownikom programu mPensjonat możliwość prowadzenia sprzedaży rejestrowanej:
- definiowalne formy płatności (np. gotówka, przelew, karta płatnicza, przelew z terminem płatności),
- wybór towarów z bazy,
- przypisanie paragonu zakupu do unikalnego identyfikatora rezerwacji,
- pełna edycja bazy towarów/usług (dodawanie, usuwanie, przypisywanie do kategorii, edycja grup towarów),
- szybkie przeszukiwanie bazy wg wybranej kategorii.
(W zależności od szybkości łącza internetowego, ładowanie pliku z filmem może trwać od kilku do kilkudziesiędziu sekund)
Rejestrowanie sprzedaży towarów i usług
Dzięki tej funkcji istnieje możliwość rejestrowania rezerwacji lub dodatkowych usług świadczonych przez ośrodek w formie paragonów (uproszczona forma sprzedaży).
Raporty sprzedaży rejestrowanej
- sumaryczny raport ogólny,
- miesięczne porównanie sprzedaży,
- sprzedaż w podanym okresie,
- sprzedaż wg stawek VAT,
- sprzedaż sumaryczna wg stawek VAT,
- sprzedaż wg produktów,
- sprzedaż sumaryczna wg produktów,
- sprzedaż wg grup towarów/usług,
- sprzedaż sumaryczna wg towarów/usług,
- sprzedaż wg personelu,
- sprzedaż sumaryczna wg personelu z podziałem na VAT,
- sprzedaż sumaryczna wg personelu z podziałem na formy płatności,
- sprzedaż wg form płatności,
- sprzedaż sumaryczna wg form płatności,
- zwrócone paragony.
Obsługa drukarki fiskalnej
Współpraca z drukarkami fiskalnymi:
- opartymi o nowy protokół THERMAL firmy POSNET (np. Posnet Thermal, Posnet Temo, Emar Printo)
- drukarkami firmy Elzab (np. Elzab Mera, Elzab Omega)
- drukarkami firmy Novitus
Z poziomu tego modułu mamy do dyspozycji następujące opcje dot. kasy fiskalnej:
- raport dobowy,
- raport dobowy z wypłatą z kasy,
- raport miesięczny - szczegóły,
- raport miesięczny - podsumowanie,
- raport okresowy - szczegóły,
- raport okresowy - podsumowanie,
- raport kasy/zmiany czytający,
- raport kasy/zmiany zerujący z wypłatą,
- raport kasy/zmiany zerujący,
- drukuj stan kasy,
- wpłać do kasy,
- wypłać z kasy,
- zeruj kwotę na kasie.
Zarządzanie kontami użytkowników
- tworzenia kont/grup użytkowników oraz przypisywanie im odpowiednich uprawnień,
- system logowania personelu,
- panel administratora pozwalający zarządzać kontami użytkowników.
Zmiany
Program umożliwia nie tylko tworzenia kont/grup użytkowników oraz przypisywać im odpowiednie uprawnienia, daje także umożliwia generowanie zmian personelu:
- określanie użytkowników/personelu tworzących daną zmianę,
- konfiguracja czasu trwania (oraz nazwy) zmiany,
- generowanie raportów dla wybranej zmiany.
Zaawansowany cennik za pokoje
Moduł pozwalający na zaawansowane naliczanie opłat za pobyt przy uwzględnieniu różnych sezonów, czy opłat za pobyt dzieci w różnych grupach wiekowych.
Współpraca z systemami rezerwacji
Moduł pozwalający skonfigurować program mPensjonat do współpracy z systemami rezerwacji online - z jednym lub kilkoma jednocześnie. Pomocne pliki .pdf :
- ogolny_opis.pdf - ogólny opis systemu współpracy z zewnętrznymi systemami
- opis_protokolu.pdf - dokładny opis protokołu wymiany danych między programem mPensjonat i zewnętrznymi systemami. Plik przeznaczony jest głównie dla programistów, tworzących systemy współpracujące z programem mPensjonat
Obecne systemy współpracujące z programem mPensjonat :
