Pokoje
- dodawanie, edycja i usuwanie pokoi
- dowolna numeracja/nazewnictwo,
- określenie piętra, pojemności (ilość osób) i dowolnych elementów dodatkowych (łazienka,taras, widok, itp.),
- określenie ceny za wynajem z uwzględnieniem dzieci w trzech przedziałach wiekowych,
- możliwość używania cen : od pokoju, od osoby
- możliwość zamieszczenia zdjęcia pokoju, które może być wykorzystane jako prezentacja dla klienta,
- prosty i skuteczny system wyszukiwania pokoi (np. ze względu na ilość osób, piętro, itp.)
- grupowanie pokoi, dowolne definiowanie grup (np. budynki, standardy, itp.)
Klienci
- dodawanie, edycja i usuwanie,
- prosty, skuteczny system wyszukiwania klientów,
- automatyczny zapis danych klienta podczas wykonywania rezerwacji,
- możliwość szybkiego wysłania maila do klienta,
- korespondencja seryjna
- historia rezerwacji klienta
- status (stały klient, klient niechciany)
- dwa rodzaje : klient indywidualny lub firma
Grafik pokoi/rezerwacji
- interaktywna, przejrzysta tabela pokazująca obłożenie pokoi z uwzględnieniem różnych typów rezerwacji/pobytów
- możliwość filtrowania danych widocznych w grafiku
- łatwa i szybka rezerwacja z poziomu grafika (poprzez zaznaczenie myszą pokoju/okresu i kliknięcie "Rezerwuj")
- szybka edycja rezerwacji przez dwukrotnie kliknięcie lub zaznaczenie i kliknięcie "Edytuj"
- możliwość "przesuwania" i zmieniania okresów rezerwacji za pomocą myszy
- oznaczanie pokoi brudnych i posprzątanych
- opcja wydruku grafika
- dwa widoki : podział na typy rezerwacji lub podział na źródła rezerwacji
- dowolna konfiguracja wyglądu grafika
Rezerwacje – lista
- do wyboru cztery widoki (w mPensjonacie dwa) :
- LISTA : lista rezerwacji/pobytów według zadanych kryteriów
- BIEŻĄCE : trwające w wybranym dniu rezerwacje/pobyty
- WSTĘPNE : lista rezerwacji wstępnych (do potwierdzenia), wraz z terminami potwierdzenia i liczbą dni pozostałych do potwierdzenia
- WIDOK Z POKOJAMI : lista rezerwacji z podziałem na pokoje
- kolorystyczne rozróżnienie typów rezerwacji
- bogate opcje filtrowania/wyszukiwania (np. zapłacone – niezapłacone, wpłacona zaliczka, identyfikator rezerwacji, dane klienta, typ rezerwacji)
- wyraźny podział na rezerwacje rozliczone i nierozliczone
- możliwość szybkiej zmiany typu rezerwacji (bez wchodzenia w okno edycji), np. z rezerwacja potwierdzona na pobyt, z rezerwacja wstępna na potwierdzona
Recepcja – widok bieżący
Przejrzysta lista informująca o stanach pokoi w dowolnym dniu - domyślnie: dziś
- po podświetleniu wybranego pokoju dokładne informacje na temat rezerwacji, pobytu
- informacja na temat płatności (możliwość wystawienia rachunku, faktury)
- podgląd, edycja, dodawanie i usuwanie zdarzeń oraz system informowania przed zajściem zdarzenia dla zarezerwowanych pokoi
- zaznaczanie pokoi brudnych i posprzątanych
Księga meldunkowa
- lista meldunków z szerokimi możliwościami filtrowania/wyszukiwania
- do wyboru cztery widoki
- KSIĘGA MELDUNKOWA
- PRZYJAZDY – lista przyjazdów gości w danym terminie
- WYJAZDY - lista wyjazdów gości w danym terminie
- OSOBY W OBIEKCIE - osoby przebywające w danym terminie w obiekcie
- wydruk księgi meldunkowej wg obowiązujących przepisów
- edycja, usuwanie lub dodawanie meldunków
- generowanie kart pobytu
Finanse
- dodawanie, edycja i usuwanie dokumentów
- różne dokumenty : faktury lub rachunki, faktury zaliczkowe, faktury pro-forma, paragony,
- szybkie wyszukiwanie wg wybranych kryteriów
- możliwość wystawienia dokumentu na podstawie istniejącego w bazie
- konfigurowalny wydruk, eksport do .pdf lub wysłanie dokumentu mailem
- wyświetlanie według klientów, skrócone lub pełne
- wyświetlanie z podziałem na typy dokumentów
- bilans wpłat/wypłat/końcowy
- zarządzanie wpłatami/wypłatami związanymi z dokumentami oraz oznaczanie kolorem dokumentów niezapłaconych
Sklep, czyli sprzedaż produktów
- wybór wystawianego dokumentu sprzedaży (paragon, inny dokument)
- przypisanie sprzedaży do rezerwacji
- wybór towarów/usług z bazy
- pełna edycja towarów/usług (dodawanie usuwanie, przypisywanie do kategorii, edycji grup towarów)
- szybkie przeszukiwanie bazy wg wybranych kategorii
Usługi dodatkowe
- przypisanie bezpośrednio do rezerwacji usług dodatkowych (np. basen, tenis, itp.) oraz posiłków (np. śniadanie, obiad, itp.)
- wybór dni, dla których mają być przypisane posiłki/usługi
Raporty i podsumowania
- zestawienie klientów
- usługi wg dat z podsumowaniem (np. śniadania, obiady, itp)
- usługi wg pokoi (np. śniadania, obiady, itp)
- usługi - zestawienie (np. śniadania, obiady, itp)
- lista dzisiejszych rezerwacji/pobytów
- lista rozpoczynających się rezerwacji/pobytów
- lista kończących się rezerwacji/pobytów
- zestawienie zarezerwowanych pokoi wg klientów
- zestawienie zarezerwowanych pokoi
- obłożenie pokoi
- miesięczne porównanie obłożenia pokoi (wykres)
- dzienne porównanie obłożenia pokoi (wykres)
- źródła rezerwacji (skąd pochodzą rezerwacje)
- zestawienie rezerwacji/pobytów, usług i towarów – szczegóły
- zestawienie rezerwacji/pobytów, usług i towarów – podsumowanie
- wartość rezerwacji/pobytów, usług i towarów według dni
- dane do GUS
Zarządzanie bazą danych
- wykonywanie kopii zapasowej bazy danych
- wgrywanie bazy z istniejącej kopii zapasowej
- wykonywanie automatycznej kopii bazy danych (możliwość ustawienia częstotliwości)
- tworzenie nowych baz danych
- możliwość skonfigurowania trybu pracy sieciowej (MS SQL Server) lub pracy jednostanowiskowej (MS SQL Server Compact )
Ustawienia (konfiguracja)
- dwa tryby pracy : hotelowy (rezerwacja pokoi) lub hostelowy (rezerwacja łóżek)
- ogólne (np. druki potwierdzenia, numeracja rezerwacji i dokumentów, logo obiektu, dane obiektu, godzina wykwaterowania)
- drukarka fiskalna (konfiguracja z systemem, stawki VAT)
- dodawanie, usuwanie opcji pokoi (np. taras, tv, internet, itp)
- dodawanie, usuwanie i zarządzanie usługami i artykułami dla gości obiektu
- słowniki (grupy towarów i usług, formy płatności, stawki vat, jednostki, konta bankowe)
- panel administratora - grupy użytkowników, użytkownicy i ich prawa
- kreator współpracy z zewnętrznymi systemami , np. rezerwacje online, grafiki online, kalendarze
- synchronizacja z systemem rezerwacji online
- różne style graficzne
Praca wielostanowiskowa (w sieci)
Dzięki wykorzystaniu serwerowej bazy danych MS SQL Server 2008 R2, możliwość skonfigurowania programu do pracy w sieci lokalnej lub przez internet. Bogata oferta hostingowa baz MS SQL Server (ceny od 50 zł/rok) pozwala również wynająć bazę na serwerze www. Co jest dobrym rozwiązaniem zwłaszcza w przypadku, gdy obsługujący program nie są zorganizowanie w jednym miejscu
Druki i dokumenty w językach PL i EN
Druki (np. potwierdzenie, itp.) oraz dokumenty (np. faktura VAT, paragon, itp.) mogą być drukowane w języku polskim lub angielskim.
Sprzątanie pokoi
- możliwość generowania list czterech rodzajów sprzątania : sprzątanie zwykłe (po zakończeniu pobytu), międzysprzątanie (podczas pobytu), międzysprzątanie gruntowne (podczas pobytu, gruntowne), sprzątanie przed przyjazdem (przygotowanie pokoju)
- wydruk list sprzątania
- rozbudowane możliwości konfiguracji modułu sprzątania
- możliwość oznaczania pokoi "brudnych" w grafiku i oknie recepcji
- możliwość prognozowania sprzątania na inne dni niż bieżący
Pokoje – cenniki zaawansowane
- ceny liczone od pokoju (całoroczne lub sezonowe)
- ceny liczone od osoby (całoroczne lub sezonowe)
- ceny za pokój zależne od ilości osób (całoroczne lub sezonowe)
- definiowanie wielu cenników dla pojedynczych pokoi (np. definiowanie cen pakietowych)
- możliwość ustalania różnych cen na różne dni tygodnia (np. weekendy)
Sprawdź dostępność pokoi
Moduł szczególnie przydatny, gdy klient pyta (np. telefonicznie) o dostępność pokoi i ewentualną cenę za pobyt
- szybkie sprawdzenie dostępności pokoi w danym terminie
- obliczenie wartości ewentualnej rezerwacji
Organizer
- dodawanie, podgląd, edycja i usuwanie notatek w poręcznym kalendarzu ustawienie różnych widoków : dzień, tydzień, miesiąc, rok, linia czasu
- opcja przypisania przypomnień do zdarzeń w organizerze
- wydruk grafika
- możliwość włączenia/wyłączenia sygnału dźwiękowego do pojawiających się przypomnień
Grafik posiłków i usług (np. SPA, basen, itp.)
- grupowanie widoku na typy lub widok bez grupowania
- ustawienie różnych widoków : dzień, tydzień, miesiąc, rok, linia czasu
- wydruk grafika
Magazyn
- możliwość włączenia/wyłączenia modułu magazynu (domyślnie wyłączony)
- uproszczona forma magazynu, pokazywanie stanów ilościowych towarów
- formularze przyjęcia i wydania magazynowego
- automatyczne zmiany w stanach po sprzedaży towarów
- opcja korygowania stanów
Notatki i przypomnienia
- przypisywanie do rezerwacji notatki przypominającej o rezerwacji, płatności, wpłacie zaliczki, wysłaniu potwierdzenia – notatka widoczna jednocześnie w organizerze
- możliwość przypisania przypomnienia z sygnałem dźwiękowym w określonym terminie
Dokumenty kasowe, bankowe
- moduł umożliwiający sprawne zarządzanie stanem kasy, konta i płatności kartą hotelu
- dodawanie, edycja i usuwanie dokumentów
- różne dokumenty : KP - wpłata do kasy, KW - wypłata z kasy, BP - wpłata na konto, BW - wypłata z konta, CP – zapłata kartą
- szybkie wyszukiwanie, filtrowanie wg wybranych kryteriów
- wyświetlanie z podziałem na typy dokumentów
- bilans wpłat/wypłat/końcowy
- raport kasowy
Raporty dodatkowe
- sumaryczny raport ogólny
- miesięczne porównanie sprzedaży
- ewidencja sprzedaży VAT
- raport kasowy
- sprzedaż według rezerwacji
- sprzedaż w podanym okresie
- sprzedaż wg stawek VAT
- sprzedaż sumaryczna wg stawek VAT
- sprzedaż wg produktów
- sprzedaż sumaryczna wg produktów
- sprzedaż wg grup towarów/usług
- sprzedaż sumaryczna wg grup towarów/usług
- sprzedaż wg personelu
- sprzedaż sumaryczna wg personelu z podziałem na VAT
- sprzedaż sumaryczna wg personelu z podziałem na formy płatności
- sprzedaż wg form płatności
- sprzedaż sumaryczna wg form płatności
- stany magazynowe
- zwrócone paragony
Obsługa drukarek fiskalnych
- współpraca z drukarkami fiskalnymi :
- opartymi o nowy protokół THERMAL firmy POSNET (np. Posnet Thermal, Posnet Temo, Emar Printo)
- drukarkami firmy ELZAB (np. Elzab Mera, Elzab Omega)
- drukarkami firmy NOVITUS
- z poziomu programu można konfigurować drukarkę fiskalną, np. ustawiać stawki VAT
- z poziomu programu można wykonywać raporty i druki fiskalne :
- raport dobowy
- raport dobowy z wypłatą z kasy
- raport miesięczny - szczegóły
- raport miesięczny - podsumowanie
- raport okresowy - szczegóły
- raport okresowy - podsumowanie
- raport kasy/zmiany czytający
- raport kasy/zmiany zerujący z wypłatą
- raport kasy/zmiany zerujący
- drukuj stan kasy
- wpłać do kasy
- wypłać z kasy
- zeruj kwotę na kasie
Współpraca z centralą tel. (SLICAN)
Współpraca z centralami telefonicznymi firmy SLICAN, w oparciu o protokół HOTELP
Użytkownicy i uprawnienia (logowanie)
- panel administratora pozwalający zarządzać kontami użytkowników (pracowników)
- tworzenie kont/grup użytkowników oraz przypisywanie im wybranych uprawnień programu
- system logowania personelu
Kontrola działań personelu
Historia operacji wykonywanych przez użytkowników programu (usuwanie rezerwacji, faktur, rachunków, dok. Kasowych, itp.)
Zmiany personelu
- określanie użytkowników/personelu tworzących zmianę
- konfiguracja czasu trwania oraz nazwy zmiany
- generowanie raportów dla wybranej zmiany
Współpraca z systemami rezerwacji
- program mPensjonat ma możliwość współpracy z różnymi systemami online, np. systemy rezerwacji, grafiki i kalendarze na strony internetowe
- wbudowany, autorski protokół komunikacji umożliwia programistom tworzenie systemów do współpracy z naszym programem
- w tym momencie program współpracuje z :
- z naszym systemem rezerwacji pokoi (wersja z płatnościami lub bez); system zamieszcza się na stronie internetowej hotelu, pensjonatu.
- z grafikiem rezerwacji na stronę internetową (wersja dla klientów i administratorów)
- z kalendarzem obłożenia pokoi na stronę internetową
- z systemem rezerwacji : hotel24h.com
- z systemem rezerwacji : hotele.szczecinek.pl
- ogolny_opis.pdf - ogólny opis systemu współpracy z zewnętrznymi systemami
- opis_protokolu.pdf- dokładny opis protokołu wymiany danych między programem mPensjonat i zewnętrznymi systemami. Plik przeznaczony jest głównie dla programistów, tworzących systemy współpracujące z programem mPensjonat
