Handel:

Rozwijająca się firma handlowa wymaga informatycznego wsparcia w obrocie towarami. Comarch ERP Optima moduł Handel pozwala na pełną obsługę firmy w zakresie fakturowania oraz prowadzenia gospodarki magazynowej.

Moduł ten zawiera wszystkie funkcjonalności modułu Faktury, ponadto umożliwia zarządzanie zasobami w magazynie oraz wystawianie różnorodnych dokumentów handlowych i magazynowych, takich jak: dokument Tax Free, Intrastat, zamówienia i rezerwacje, przyjęcia i wydania zewnętrzne oraz wewnętrzne, arkusze inwentaryzacyjne i wiele innych.

Lista towarów w magazynie

Podstawowe funkcje to:

• wielomagazynowość - w obrębie jednej firmy możliwe jest prowadzenie kilku lokalnych magazynów.
• możliwość rozliczania kosztu własnego sprzedaży jedną z czterech metod:
  • FIFO
  • LIFO
  • AVCO (średnie ważone)
  • QUAN (okresowe naliczanie kosztu własnego z zachowaniem chronologii dostaw zgodnie z wybraną metodą).
• Dodatkowo w module Handel Plus możliwe jest wydawanie towaru z konkretnych dostaw

• obsługa dokumentów zewnętrznych (PZ – Przyjęć Zewnętrznych, WZ – Rozchodów Zewnętrznych)
• obsługa dokumentów wewnętrznych (PW - Przyjęć Wewnętrznych, RW - Rozchodów Wewnętrznych, MM – Przesunięć Międzymagazynowych). Są to samodzielne dokumenty, które odzwierciedlają ruch towarów w obrębie firmy.
• inwentaryzacja
• kompletacja – umożliwia produkcję towaru/ usługi w oparciu o zdefiniowane wcześniej receptury
• Rezerwacje Odbiorcy - dokumenty RO powodują zarezerwowanie towaru dla wybranego klienta. Na podstawie wystawionych rezerwacji możemy wystawić dokumenty sprzedażowe lub zamówić towar pod konkretną rezerwację
• Zamówienia u Dostawcy – na podstawie zamówienia można utworzyć dokumenty zakupowe (Faktura Zakupu, Przyjęcie Zewnętrzne)
• rozbudowana karta towarowa – pozwala przypisać towar do wielu grup magazynowych oraz nadać mu specjalne atrybuty opisujące dany towar (w formie tekstowej, liczbowej lub graficznej),
• obsługa opakowań kaucjonowanych, z możliwością fakturowania opakowań niezwróconych w terminie,
• automatyczne generowanie faktury zakupu/sprzedaży na podstawie jednego lub kilku dokumentów PZ/WZ i odwrotnie,
• współpraca z Comarch ERP e-Sklep – przesyłanie towarów wraz z opisami, zdjęciami i innymi atrybutami do witryny sklepu internetowego, stworzonego Comarch ERP e-Sklep,

Comarch ERP Optima Handel to:

• Pełna informacja o stanach towarów na magazynie,
• Możliwość prowadzenia działań poza granicami kraju
• Przegląd historii transakcji towaru oraz kontrahenta, dzięki czemu z jednego miejsca można sprawdzić wszystkie transakcje i ich przedmioty, związane z wybranym kontrahentem lub towarem,
• Utrzymanie płynności finansowej firmy na odpowiednim poziomie dzięki kontroli płatności przeterminowanych lub blokadzie sprzedaży poniżej limitu kredytu
• Zapobieganie wystąpienia sytuacji, w której brakuje na magazynie potrzebnego towaru, lub niepotrzebne jego zaleganie poprzez kontrolę stanów minimalnych i maksymalnych,
• Szczegółowe opisywanie dostaw towarów, co pozwala na rzetelne i efektywne prowadzenie magazynu w firmie.
• Możliwość dotarcia do zupełnie nowych klientów wykorzystując możliwości sprzedaży internetowej poprzez moduł Comarch ERP e-Sklep,
• Możliwość sprzedaży w terenie, dzięki integracji modułu z Comarch ERP Mobilny Sprzedawca – co znacznie usprawni sprzedaż prowadzoną poprzez przedstawicieli handlowych, a w efekcie zwiększa wydajność i skuteczność pracowników.

Kasa/Bank:

Moduł ERP Optima Kasa/Bank umożliwia ujęcie wszelkich zagadnień związanych z przepływem środków pieniężnych w firmie. Pozwala na uzyskanie informacji na temat kondycji finansowej firmy, rzeczywistych źródeł uzyskiwanych przychodów, a także ponoszonych kosztów, czy też stanu bieżących należności i zobowiązań. Na podstawie danych zgromadzonych w module Kasa/Bank można wykonać szereg zestawień i raportów obrazujących w różnych przekrojach kondycję finansową firmy. Są to między innymi:

• kalendarz planowanych płatności,
• zestawienia dłużników i wierzycieli,
• raport wpływów i wydatków wg kategorii przychodów i kosztów.

Import przelewów z pliku – format MT-940

Moduł Kasa/Bank zapewnia:

• elektroniczną wymianę danych z bankiem zarówno poprzez eksport przelewów do pliku jak również import zrealizowanych przelewów z pliku dostarczonego przez bank,
• rozliczenia automatyczne z listy rozliczeń kasowych/bankowych podmiotu. Jest to miejsce przeznaczone do wykonywania rozliczeń i kompensat pomiędzy dokumentami wystawionymi dla tego samego podmiotu (kontrahenta, pracownika, wspólnika, banku lub urzędu). Z tego miejsca można również uzgadniać stan należności i zobowiązań z kontami księgowymi,
• rozliczenia dokumentów w różnych walutach, przy czym jeden z tych dokumentów musi być wystawiony w PLN a drugi w walucie obcej,
• automatyczne tworzenie różnic kursowych podczas rozliczania dokumentów w walucie,
• seryjne rozliczenia dokumentów dla jednego lub wielu podmiotów z Listy dokumentów nierozliczonych,
• seryjne rozliczanie dokumentów z Preliminarza płatności,
• wykonanie zbiorczego zestawienia wpływów i wydatków na poszczególne dni, zarówno tych już wprowadzonych (zapisów) jak i planowanych (zdarzeń) – Kalendarz,
• prowadzenie dowolnej ilości kas i rachunków bankowych również w walutach obcych,
• możliwość wystawianie not odsetkowych, ponagleń zapłaty oraz potwierdzeń sald.

Lista rozliczeń kontrahenta

Wykorzystując moduł Kasa/Bank zyskujesz możliwości:

• oszczędności czasu przy wprowadzaniu wyciągów bankowych dzięki bankowości elektronicznej,
• kontrolowania przepływów środków pieniężnych,
• monitorowania rozliczeń z dłużnikami i wierzycielami,
• bieżącej kontroli kondycji finansowej firmy.

CRM:

Duża konkurencyjność na rynku MSP wymaga od przedsiębiorców wysokiej jakości obsługi klientów, szybkiego kojarzenia zdarzeń i gromadzenia informacji na temat otoczenia. Planowanie kontaktów, ewidencjonowanie przeprowadzonych spotkań, rozmów telefonicznych oraz przydzielanie zadań pracownikom – to czynności konieczne, aby właściwie zarządzać kontaktami z klientami.

Potrzeby w zakresie CRM zależą od wielkości firmy, jak i specyfiki jej działania, dlatego moduł Comarch ERP Optima CRM obejmuje procesy o różnym zaawansowaniu:

• rejestrację kontaktów z klientami w najprostszej postaci (klient, data, rozmawiający, opis przebiegu rozmowy, czas rozmowy, itd.),
• harmonogramowanie zadań i rejestracja wykonanych czynności (opiekun zadania, termin realizacji zadania, priorytet, procent wykonania zadania, itd.),
• ustalanie procedur obsługi klienta (stosowane np. przez biura rachunkowe),
• faktury cykliczne – automatyczne generowanie wielu faktur dla wielu podmiotów,
• obsługę firmowe skrzynki poczty elektronicznej,
• przygotowanie oraz obsługę ofert handlowych.

Formularz kontaktu

Rejestracja klientów i zadań
Moduł CRM umożliwia przypisywanie zadań, które powinny być wykonane, w ramach konkretnych kontaktów. Zadania mogą być podzielone na główne oraz powiązane z nim zadania szczegółowe.

Zintegrowanie z pozostałymi modułami umożliwia kojarzenie z kontaktem lub zadaniem innych dokumentów oraz plików zarejestrowanych w systemie.

Przydzielanie opiekuna do zadania
Każdy kontakt/zadanie może mieć opiekuna/pracownika odpowiedzialnego. Funkcjonalność ta umożliwia szybkie rozdysponowanie pracy pomiędzy pracowników. Dodatkowo pracownik może w szybki sposób wskazać procentowo stopień realizacji lub etap, na jakim znajdują się dane zadania.

Terminarz
Graficzny terminarz umożliwia wizualizację zadań z możliwością dodawania nowych, lub edycji widniejących w nim zadań. Operator programu widzi te zadania, które zostały do niego przypisane. Terminarz może być wykorzystywany również przez przełożonego, który będzie miał możliwość kontroli czasu pracy pracowników, sprawdzenia postępu realizacji, modyfikacji czy też dodania nowych zadań.

Terminarz

Faktury cykliczne
Funkcjonalność ta daje możliwość stworzenia schematów faktur cyklicznych, na podstawie których będą generowane faktury w module Handlowym, dla wielu podmiotów jednocześnie. Moduł umożliwia wyznaczenie dla każdego podmiotu indywidualnych ilości i cen, jakie mają znaleźć się na poszczególnych fakturach.

Skrzynka pocztowa
Skrzynka pocztowa umożliwia wysyłanie i odbieranie e-maili za pomocą konta zdefiniowanego w Comarch ERP Optima. Funkcjonalność ta może być wykorzystywana na przykład do seryjnego wysyłania wydruków faktur, ponagleń zapłaty, potwierdzeń sald, not odsetkowych, deklaracji pracowniczych czy kwitków wypłat.

Możliwe jest zdefiniowanie wzorca podpisu jaki ma się pojawiać na formularzu wiadomości e-mail, można również tworzyć wzorce szablonów wiadomości e-mail. Użytkownik ma możliwość seryjnego wysłania faktur dla różnych kontrahentów jednym e-mailem (np. w przypadku faktur abonamentowych wysyłanych do różnych kontrahentów) - utworzy się jeden formularz e-mail, ale wiadomości zostaną automatycznie wysłane do różnych odbiorców. Wysyłane wiadomości są zapisywane w skrzynce pocztowej w odpowiednich folderach.

Ofertowanie
W module CRM możliwe jest tworzenie ofert handlowych. Oferta Handlowa to propozycja sprzedaży towarów albo usług, która określa istotne warunki przyszłej umowy kupna-sprzedaży. Na dokumencie oferty handlowej, dla potencjalnego klienta ważne są referencje, informacje o firmie oraz produkcie, który oferujemy do sprzedaży, cena tego produktu, promocje. Oferta powinna być jasna, estetyczna, musi przyciągać uwagę oraz zawierać najbardziej potrzebne informacje.

Lista ofert handlowych

W ofertowaniu operator może wystawić jedną Ofertę Handlową dla jednego kontrahenta albo jedną Ofertę Handlową dla wielu kontrahentów równocześnie. Taki dokument zostanie zapisany w programie na liście dokumentów ofertowych. Utworzoną Ofertę Handlową, operator będzie mógł wydrukować wykorzystując jeden ze zdefiniowanych w programie szablonów ofertowych, albo wykorzystując własny (zdefiniowany przez siebie) szablon dokumentu ofertowego.

Zapisaną Ofertę Handlową można wydrukować, a także wysłać do kontrahentów drogą mailową.

Jeżeli któryś z kontrahentów zdecyduje się na skorzystanie z otrzymanej oferty, to wystawioną wcześniej ofertę będzie można przekształcić do dokumentu Faktury Pro Forma lub Faktury Sprzedaży.  

Za pomocą ofertowania w Comarch ERP Optima można obsłużyć dwa podstawowe scenariusze handlowe:

• Generowanie oferty dla pojedynczego Klienta – ta funkcjonalność jest wykorzystywana w sytuacji, gdy do firmy przychodzi Klient i prosi o wycenę towaru, który planuje kupić (takie sytuacje mają często miejsce w branży budowlanej np. przy zakupie okien). W programie zostanie utworzony jeden dokument Oferty Handlowej dla jednego Klienta.
• Seryjne generowanie oferty dla wybranych kontrahentów – ta funkcjonalność jest wykorzystywana, gdy firma decyduje się na promocję swoich towarów dla wielu Kontrahentów równocześnie. W programie zostanie utworzony jeden dokument Oferty Handlowej dla wielu kontrahentów.

Wybór Comarch ERP Optima CRM to:

• Słały wgląd w dokumentację i pliki powiązane z danym kontaktem lub zadaniem, dzięki pełnej integracji z pozostałymi modułami programu Comarch ERP Optima,
• Szybkie i łatwe filtrowanie i analizowanie poszczególnych wątków różnych kontaktów, poprzez powiązanie ze sobą kontaktów i zadań w jednym temacie,
• Bieżąca kontrola stopnia realizacji zadania, lub zaplanowanych kontaktów,
• Czytelny podgląd zaplanowanych zadań w terminarzu, co ułatwia zorganizowanie pracy na dany dzień, tydzień czy nawet miesiąc,
• Możliwość tworzenia alertów przypominających o zbliżającym się terminie wykonania zadania lub kontaktu z klientem (bezpłatny dodatek Przypominacz), odciąży Twoją pamięć z wielu dat i godzin, dzięki czemu nigdy się nie spóźnisz z realizacją,
• Faktury cykliczne, dzięki którym unikniesz wielu błędów i znacznie przyspieszysz pracę, podczas wystawiania cyklicznych faktur dla wielu kontrahentów.