Nowy pakiet biurowy Microsoft z rodziny Office, w swojej najnowszej odsłonie, czyli edycji 2007, wprowadza bardzo wiele zmian, które w niektórych wypadkach są naprawdę rewolucyjne. Mają one na celu ułatwienie pracy z nowym Office użytkownikowi, a niekiedy nawet mu ją uprzyjemnić.

Nowe formaty plików

W Office 2007 programiści Microsoft wprowadzili nowy, domyślny format dla zapisywanych plików, a mianowicie Microsoft Open XML, bazujący na języku eXtensible Markup Language (XML). Pozostaje odpowiedzieć na pytanie, co nam, czyli użytkownikom, daje zastąpienie starszych wersji plików, nowszymi.

Po pierwsze, jest to zmniejszenie rozmiaru zapisywanych projektów, w niektórych wypadkach nawet dziesięciokrotne. Więc korzyść z tego jest oczywista. Będziemy posiadali mniejszą objętość plików, a co za tym idzie, szybciej je wtedy na przykład wyślemy poprzez e-mail, czy zaoszczędzimy na czasie wykonując kopię zapasową.

Po drugie zaś zostały zwiększone możliwości i bezpieczeństwo plików wynikowych. Nowe formaty dokumentów posiadają rozszerzenie z dodatkową literą x na końcu, na przykład pliki Word 2007 są przechowywane jako .docx.

Co najważniejsze, zostały zachowane stare formaty. Nadal możemy z nich korzystać poprzez Zapisz jako..., ale domyślnie owoce naszej pracy są zapisywane w Microsoft Open XML. Programiści także nie zapomnieli o użytkownikach starszych wersji pakietu, opracowując dodatek, który umożliwia odczyt tych plików w Office 2003, XP oraz 2000.

Odmieniony interfejs

Jedną z nowości rzucających się od razu w oczy jest nowy, zmieniony interfejs użytkownika w aplikacjach. Ładnie wyglądający i przykuwający uwagę, pozwoli nam na wykonywanie pracy nie doprowadzając do znużenia.

Możemy także wybierać pomiędzy trzema schematami kolorystycznymi, dopasowując go do naszych wizualnych potrzeb. Klikamy na Przycisk pakietu Office, znajdujący się w lewym, górnym rogu okna aplikacji, a następnie w nowo otwartym module na Opcje programu... (nazwa końcowa zależna od składnika pakietu) i otworzy się okno opcji, gdzie możemy dostosowywać wygląd aplikacji.

Mamy do wyboru: czarny (zapewne wybierany będzie przez większość użytkowników Windows Vista, gdyż doskonale integruje się wtedy wizualnie z nowym systemem operacyjnym Microsoft), niebieski oraz srebrny.

Wstęgi zamiast pasków

Jest to nowość, która będzie musiała zmienić przyzwyczajenia użytkowników, jednakże jest ona bardzo ważna. Poprzednie edycje pakietu posiadały paski narzędzi, w których pogrupowane były opcje dotyczące edycji dokumentów. W Office 2007 zostały zastąpione one przez karty.

Do tej pory musieliśmy dostosować sobie okno aplikacji dodając i usuwając składniki z pasków. Doprowadzało to do tego, że moduł edycji było coraz bardziej obudowany narzędziami, a my mieliśmy trudności z odnalezieniem danego elementu.

Wszystko to teraz odchodzi w niepamięć, gdyż karty idealnie grupują narzędzia potrzebne do edycji podczas pracy z projektem. Wszystko odbywa się dynamicznie. Zależnie od tego, co w danym momencie wykonujemy, zawartość się zmienia. Na przykład, podczas pisania tekstu zostaną wyświetlone opcje dotyczące formatowania, a jeśli postanowimy wstawić grafikę to automatycznie Office 2007 zaproponuje nowy zestaw opcji, które pomogą w edycji obrazka.

Jest to bardzo ciekawa zmiana, która z pewnością usprawni i ułatwi pracę. Wstęgami możemy także dowolnie zarządzać, dodając nowe, które ułatwią pracę i podniosą efektywność.

Lepsza praca w grupach

Tworząc pakiet Office 2007 programiści z Redmond postawili na usprawnienie pracy grupowej. Mimo, że dla użytkowników domowych opcja ta może mieć niewielkie znaczenie, tak dla firm i korporacji jest to kluczowe.

Z nową edycją programu zostały dodane znaczne zmiany, które to pomogą usprawnić pracę wielu osób nad danym projektem. Pakiet posiada pełne wsparcie dla SharePoint. Nowa aplikacja zintegrowana z pakietem, o nazwie Groove, pozwala na tworzenie obszarów roboczych, dzięki którym usprawnimy pracę zespołową i podniesiemy efektywność dynamicznej współpracy w firmie.

Dodanie mechanizmu Workflow pozwoli także podnieść wydajność pracy poprzez zintegrowanie z oprogramowaniem możliwości pracy równoczesnej. Funkcja Wersje Dokumentu umożliwia dynamiczną zmianę zawartości na podstawie efektów, jakie zostały wykonane przez innych współpracowników. Z modułu każdej z aplikacji możemy w prosty sposób wymieniać się z nimi efektami naszej pracy.

Możliwość zapisu w formacie PDF oraz XPS

Poza nowymi, domyślnymi formatami zapisu w nowym pakiecie Office istnieje także możliwość zachowania plików w postaci dwóch innych formatów, a mianowicie:

• PDF - Portable Document Format
• XPS - XML Paper Specification

Pierwszy jest od lat znanym formatem zapisu, opracowanym przez Adobe, tym bardziej cieszy możliwość zapisu w nim plików. Drugi natomiast jest specjalnie opracowanym przez Microsoft, nowym formatem. Domyślnie jednakże nie jest to możliwe. Aby mieć tę możliwość, musimy uprzednio pobrać darmowe wtyczki i je zainstalować.

Plugin umożliwiający zapis zarówno w PDF jak i XPS możemy pobrać stąd, wymagana jest jednakże procedura sprawdzenia oryginalności pakietu poprzez OGA (Office Genuine Advantage).

Bezpieczeństwo

Dużą wagę przywiązano także do kwestii bezpieczeństwa. W poprzednich edycjach Office znajdowano wiele krytycznych luk w zabezpieczeniach i użytkownicy byli nękani przez różnego rodzaju cyberprzestępców. W nowej wersji oprogramowania ma się to diametralnie zmienić. Wbudowane Centrum Zaufania (Trust Center) ma na celu spełniać to zadanie i ochraniać użytkowników przed niebezpieczną zawartością. Potencjalnie niebezpieczne pliki zostaną automatycznie zablokowane i następnie będziemy musieli zdecydować, co zrobić dalej - pomoże nam w tym okienko informujące. Zdecydujemy, czy wyświetlić zablokowaną zawartość, czy też nie.

Tagi inteligentne

Przeobrażeniu i rozbudowie poddane zostały także tagi inteligentne. Pojawiają się wtedy, gdy pracujemy nad daną rzeczą, ułatwiając nam pracę. Nie musimy szukać w interfejsie danego narzędzia, gdyż te najpotrzebniejsze wyświetlą się obok miejsca, gdzie dokonujemy zmian lub edycji. Najeżdżając na dany moduł kursorem, pokaże się okno z najczęściej wykorzystywanymi opcjami.

Podgląd rzeczywisty

W pakiecie Office 2007 widzimy dokładnie, co się dzieje z danym plikiem podczas jego edycji. Teraz aby zaobserwować wprowadzone zmiany, nie musimy klikać na Zastosuj. Pogląd odbywa się w trybie rzeczywistym. Wystarczy wybrać daną opcję i już zmiany będą widoczne w dokumencie.

Jest to bardzo dobre rozwiązanie, które pozwala zaoszczędzić ogromną ilość czasu, znacząco usprawniając pracę.

Szybsza instalacja oraz aktualizacja

Usprawniony został również mechanizm instalacji, który sprowadza się do wpisania klucza produktu i zaakceptowania postanowień umowy licencyjnej. Także proces aktualizacji został zmieniony. Dzięki temu, że lokalne źródło instalacji znajduje się teraz na dysku twardym, możemy zapomnieć o wkładaniu nośnika instalacyjnego podczas tego procesu. W ten sposób szybko na przykład rozbudujemy możliwości naszego pakietu poprzez dołączanie do niego nowych aplikacji, funkcji oraz narzędzi.

Nowe wykresy

Zostały dodane nowe opcje dotyczące wykresów, dzięki którym przedstawianie na nich danych oferuje jeszcze większe możliwości. Wykresy prezentują się naprawdę pięknie i dzięki temu projekty zyskają większe uznanie. Stylistyka graficznego przedstawiania ma bardzo duże znaczenie, a teraz, dzięki Office 2007, prace uzyskają nową funkcjonalność i przejrzystość.

Jak widzimy, zmiany w nowym Office są daleko idące i z pewnością ułatwią pracę. Istniejące moduły zostały przebudowane, cieszy także pojawienie się wielu nowych opcji. Z pewnością już teraz warto pomyśleć o migracji do Office 2007.