Pakiet Office 2003 pozwala firmom i ich pracownikom przekształcić informacje w działania. Nowe i jednocześnie znane produkty, możliwości i funkcjonalność udoskonalają sposób, w jaki ludzie i przedsiębiorstwa łączą się z innymi ludźmi, informacjami i procesami biznesowymi.

Udoskonalenia w zakresie współpracy intranetowej poprzez integrację z portalem współpracy i dzielenia informacji Program SharePoint Portal Server umożliwiają pracownikom dostęp do informacji i ich dzielenie zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy. Obsługa zarządzania prawami własności do informacji (IRM – Information Rights Management) oraz obsługa standardu przemysłowego XML (Extensible Markup Language) zapewniają platformę, na której szybko tworzyć można oszczędne rozwiązania odnoszące natychmiastowy skutek.

Integrowanie ludzi

Usprawnij komunikację i współpracę pomiędzy wewnętrznymi i zewnętrznymi członkami zespołu przy użyciu zwiększających wydajność aplikacji typu desktop wykorzystywanych przez wielu ludzi na co dzień. Dzięki pakietowi Office 2003 możesz:

• Zapewnić zespołom dostęp do dokumentów oraz umożliwić im ich edytowanie i zapisywanie w jednym, centralnym miejscu, wykorzystując obszary robocze dokumentu (Document Workspace). Dodatkowo, Okienko zadań Dzielonego obszaru roboczego (Shared Workspace) wyświetla zadania, powiązane dokumenty, łącza oraz listy użytkowników powiadamiające Cię, gdy członkowie Twojego zespołu pracują w trybie online.
• Dzielić dokumenty z innymi pracownikami zespołu w celu ich edycji oraz kontrolować wszelkie wprowadzane zmiany. Możesz zmieniać ustawienia dostępu i pozwalać współautorom dokumentu na edycję tylko tych sekcji lub obszarów formatowania, które wybierzesz.
• Zwiększyć wydajność swoich spotkań dzięki obszarom roboczym spotkań (Meeting Workspaces), które oferują scentralizowane dzielenie agend, zasobów graficznych i innych dokumentów.
• Kontaktować się szybko ze współpracownikami z zespołu za pomocą usługi Instant Messaging, która wyświetlana może być w dowolnej aplikacji pakietu Office 2003, i która informuje Cię za każdym razem, gdy inni członkowie zespołu są w trybie online.
• Szybko umawiać się na spotkania z członkami zespołu. Używając programu Microsoft Office Outlook® 2003 – będącego jednocześnie menedżerem informacji o klientach i programem komunikacyjnym – wraz z Microsoft Windows® SharePoint™ Services , możesz porównywać harmonogramy zadań oraz przeglądać kalendarze współpracowników.

Ochrona i kontrola dostępu do ważnych informacji biznesowych możliwa jest teraz dzięki zastosowaniu systemu zarządzania prawami własności do informacji (IRM – Information Rights Management) – technologii Windows Rights Management Services (WRM) wykorzystywanej w produktach rodziny Microsoft Windows Server 2003. Technologia IRM ogranicza możliwość użycia dokumentów w sposób niezgodny z ich przeznaczeniem, dając firmom i pracownikom zarządzającym informacjami większą kontrolę nad bezpieczeństwem ważnych danych. Możesz:

• Pomóc zabezpieczyć zasoby firmy wykorzystując technologię IRM do uniemożliwienia osobom otrzymującym dokumenty lub wiadomości poczty elektronicznej przekazywania ich dalej oraz kopiowania lub drukowania dokumentów i załączników.
• Zapobiec współdzieleniu dokumentów lub używaniu ich wbrew przeznaczeniu poprzez ustawienie daty wygaśnięcia ważności dokumentu – daty, po upływie której nie można dokumentu przeglądać ani edytować.
• Chronić dokumenty programu Word przed wprowadzaniem niezamierzonych zmian dzięki użyciu Ograniczeń formatowania i edytowania (Formatting and Editing Restrictions) programu Word. Możesz ustawić kontrolki dostępu na cały dokument lub na poszczególne jego części, aby zapobiec edytowaniu lub zmianie formatowania.

Integrowanie informacji

Zarządzaj nieustannie rosnącą ilością informacji – opracowuj informacje i ustalaj priorytety ich ważności. Możesz:

• Czytać szybciej wiadomości poczty elektronicznej. Okienko podglądu programu Outlook 2003 wyświetla dwa razy więcej zawartości niż poprzednie wersje programu Outlook, ograniczając tym samym konieczność przewijania zawartości wiadomości.
• Ustalać priorytety wiadomości poczty elektronicznej przy użyciu opcji Szybkiego oflagowania, wskazującej ważność danej wiadomości lub konieczność szybkiej odpowiedzi.
• Zaoszczędzić czas przeznaczany zwykle na ponowne czytanie wiadomości poczty elektronicznej w długiej korespondencji związanej z jednym tematem. Możesz pogrupować wszystkie wiadomości według tematów, a następnie szybko przejrzeć lub usunąć całe wątki korespondencji.
• Błyskawicznie odnajdywać ważne wiadomości. Wykorzystaj nową funkcjonalność umożliwiającą zapisywanie często używanych kryteriów wyszukiwania oraz używanie ich wtedy, gdy są potrzebne. Możesz też przechowywać wyszukane wiadomości w odrębnym folderze, aby mieć do nich szybki dostęp.
• Zablokować dostęp dla wiadomości zaśmiecających Twoją skrzynkę odbiorczą dzięki nowemu filtrowi programu Outlook 2003.
• Używać programu Outlook 2003 w różnych środowiskach sieciowych. Program Outlook połączony jest z siecią nawet wtedy, gdy przełączasz się pomiędzy różnymi połączeniami.
• Zwiększyć ochronę prywatności. Program Outlook pozwala określić, czy do wiadomości poczty elektronicznej dołączyć zawartość HTML (Hypertext Markup Language), a także pozwala zapobiec automatycznemu zwracaniu informacji do serwera przez niezapowiedziane załączniki.
• Korzystać z poczty elektronicznej niezależnie od statusu połączenia. Jeśli nie masz połączenia z siecią, Tryb buforowanej wymiany (Cached Exchange Mode) w programie Outlook 2003 zapisuje i wyświetla informacje, które dostępne były podczas ostatniego połączenia.
• Mieć dostęp do zasobów podczas pracy nad dokumentem. Nowe Okienko zadań Wyszukiwanie zapewnia Ci podczas pracy w programach pakietu Office 2003 dostęp do elektronicznych słowników, tezaurusów, wyszukiwarek i informacji o firmach. Dzięki temu będziesz mógł z łatwością znaleźć potrzebne Ci informacje i włączyć je do dokumentu, nad którym właśnie pracujesz.
• Notować bezpośrednio w dokumentach. Jeśli używasz tabletu PC, możesz wykorzystać elektroniczny rysik w celu dodania komentarzy.

Integrowanie procesów biznesowych

Dzięki Microsoft Office 2003 możesz korzystać z informacji pochodzących z różnych systemów oraz analizować je i mieć do nich stały dostęp. Pakiet Office 2003 obsługuje standard przemysłowy XML – technologię upraszczającą transakcje handlowe oraz wymianę danych w sektorze business-to-business. Możesz:

• Modyfikować i analizować biznesowe dane XML. Dzięki programom pakietu Office 2003 możesz modyfikować, analizować i formatować dane z najważniejszych systemów biznesowych. Możesz również dostosowywać do własnych potrzeb dokumenty i okienka zadań – tak, by integrowały się ze źródłami danych XML i aplikacjami zewnętrznymi.
• Dzięki technologii XML możesz skrócić czas tworzenia aplikacji. Możesz wykorzystać graficzne narzędzie mapowania programu Microsoft Office Excel 2003, aby połączyć zdefiniowany przez użytkownika schemat XML z polami Twojego arkusza kalkulacyjnego.
• Dostosowywać do własnych potrzeb tagi inteligentne, wprowadzające ważne informacje biznesowe bezpośrednio do swoich dokumentów. Tagi inteligentne utworzone przez użytkowników lub firmy trzecie obsługiwane są w programach Microsoft Office PowerPoint® 2003, Outlook 2003 oraz Microsoft Office Access 2003.