Tradycyjne konferencje coraz częściej zastępowane są przez tele i wideokonferencje. Nadal jednak w wielu przypadkach niezbędne okazuje się osobiste spotkanie. Zorganizowanie udanej konferencji wymaga zaangażowania wielu sił i środków. Sama rezerwacja sali oraz postawienie na stołach wody mineralnej i delicji to zdecydowanie za mało. Dziś należy zadbać o odpowiedni wygląd zaproszeń, zaplanować przebieg konferencji, znaleźć zakwaterowanie dla jej uczestników oraz wynająć odpowiednią firmę cateringową. Realizacja wszystkich tych etapów gwarantuje organizację profesjonalnej konferencji.

"Jak zorganizować perfekcyjną konferencję" to poradnik dla osób, które zajmują się organizacją tego typu spotkań. Zawiera szczegółowe omówienie wszystkich zagadnień, na które należy zwrócić uwagę, przygotowując konferencję. Czytając tę książkę, nauczysz się planować budżet konferencji i układać jej plan. Dowiesz się, na co należy zwracać uwagę, rezerwując pokoje hotelowe dla uczestników i nawiązując współpracę z firmą cateringową. Przeczytasz także o tym, jak przygotować konferencję za granicą oraz jak ocenić, czy konferencja zakończyła się sukcesem.

• Tworzenie budżetu konferencji
• Wybór miejsca konferencji
• Przygotowanie zaproszeń i materiałów konferencyjnych
• Zapraszanie gości
• Rezerwacja pokoi hotelowych
• Współpraca z firmą cateringową
• Ocenianie zakończonej konferencji

Spis treści:

Wstęp (5)

1. Czy konferencja jest naprawdę potrzebna? (9)

• Powody organizowania konferencji (9)
  
• Argumenty przeciwko organizowaniu konferencji (11)
  
• Alternatywne media konferencyjne (11)
  
• Ustalanie celów (13)

2. Tworzenie budżetu (19)

• Lista kontrolna kosztów stałych (20)
  
• Lista kontrolna kosztów zmiennych (24)
  
• Budżet awaryjny (25)
  
• Rozkład budżetu (26)

3. Szukanie odpowiedniego miejsca (29)

• Kwestie pory (29)
  
• Możliwości wyboru (34)
  
• Inspekcja miejsca konferencji (42)

4. Zarządzanie stroną kreatywną (45)

• Zrób to sam lub skorzystaj z pomocy fachowca (45)
  
• Dokument z wymogami dla agencji (51)
  
• Partnerstwo przy produkcji konferencji (55)
  
• Zarządzanie prelegentami (59)
  
• Tworzenie równowagi (60)

5. Zarządzanie imprezą i logistyka (63)

• Proces zapraszania (64)
  
• Kwestie związane z podróżą (68)
  
• Przyjmowanie delegatów (70)
  
• Przerwy (76)
  
• Zarządzanie listą delegatów (78)

6. Zakwaterowanie (81)

• Miejsce na konferencję (81)
  
• Noclegi (86)

7. Wyżywienie i napoje (91)

• Co obejmuje wyżywienie? (91)
  
• Wybór menu (93)
  
• Sytuacje, kiedy w grę wchodzą napoje (97)

8. Konferencja za granicą (103)

• Partnerzy do rozważenia (103)
  
• Wybór miejsca (107)

9. Co się udało, a co nie? (111)

• Prowadzenie badań (111)
  
• Prezentacja ustaleń (114)

10. Przyszłość konferencji (119)

• CTI, ISDN i ADSL (120)
  
• Konferencje zmierzające do zmiany postaw (123)