Papier to wciąż ważny nośnik informacji, jednak rozwój firmy oraz wciąż napływające informacje z otoczenia generują coraz większą liczbę dokumentów. Aby uniknąć trudności związanych z przechowywaniem dokumentów, poszukiwaniem informacji na nich zawartych, czy też tworzeniem powiązań między nimi konieczne jest wykorzystanie narzędzia, które pozwoli wyeliminować te problemy.


BONUS - Pierwsza godzina wdrożenia / instalacji GRATIS!

Te oraz wiele więcej możliwości zapewnia moduł Obieg Dokumentów. Moduł umożliwia definiowanie procesów, jakim podlegają dokumenty. Dzięki procedurom obiegu dokumentów każda sprawa realizowana jest w zaplanowany, usystematyzowany i właściwy dla firmy sposób.

Formularz dodania dokumentu

Użytkownik modułu ma możliwość:

• wprowadzania dokumentów,
• załączanie skanów, plików,
• opisywanie dokumentu i dołączonych plików w dowolny sposób.

Tworzenie skanów dokumentu może odbywać się bezpośrednio z poziomu Comarch ERP Optima, uruchamiając domyślne oprogramowanie skanera. Prowadzenie elektronicznej formy dokumentacji w module Obieg Dokumentów pozwala na:

• gromadzenie dokumentów w dowolnym formacie (jpg, pdf, doc, xls i in.),
• swobodne grupowanie w różnorodnych katalogach,
• szczegółowe opisywanie dokumentów za pomocą cech,
• łączenie dokumentów z różnymi podmiotami (kontrahenci, banki i in.) oraz z dowolnymi dokumentami wprowadzonymi do bazy danych programu (faktury, dokumenty magazynowe, dokumenty księgowe),
• łączenie transakcji z dowolną ilością dokumentów elektronicznych,
• definiowanie uprawnień pracowników dotyczące edycji i wglądu do dokumentu,
• wyznaczanie osoby odpowiedzialnej za dany dokument.

Wprowadzony dokument może mieć własną ścieżkę, według której jest obsługiwany. Schematy procesów (etapów) umożliwiają definiowanie takich ścieżek. Budowa schematu polega na wskazaniu relacji (powiązań) pomiędzy poszczególnymi etapami ścieżki danego dokumentu.

Schemat obiegu dokumentów

Każdy operator w programie ma własną skrzynkę, w której zbierane są informacje o tym, jakie etapy powinien aktualnie wykonać. W module Obieg Dokumentów można rezerwować czas w terminarzu pracownika, potrzebny na obsługę zadań przypisanych mu wraz z dokumentem, a we właściwym momencie (wcześniej zdefiniowanym) operator może otrzymać przypomnienie o zbliżającym się terminie wykonania wykorzystując dodatek do programu - Przypominacz.

Skrzynka dokumentów pracownika

Archiwum wydruków
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, Użytkownik może przechowywać kopie wystawionych Faktur VAT w formie elektronicznej. W programie jest to możliwe przez zastosowanie kopii elektronicznych wydruków. Moduł Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów umożliwia tworzenie elektronicznych kopii wydruków wykonywanych w programie. Kopie są zapisywane w postaci plików PDF i są dostępne z poziomu Archiwum wydruków. W momencie wykonania wydruku z kopią elektroniczną – automatycznie tworzy się powiązanie pomiędzy dokumentem a kopią w Archiwum. Kopia jest tworzona przy każdorazowym wydruku dokumentu.

Archiwum wydruków w module Obieg Dokumentów