Poprawność wszelkiego rodzaju dokumentacji (nie tylko stricte księgowej) związanej z rozliczeniem środków uzyskanych z dotacji unijnych jest przedmiotem drobiazgowej kontroli przeprowadzanej przez jednostki udzielające dotacji.
W opracowaniu szczegółowo omówiono:

• rodzaje dokumentów będące przedmiotem kontroli
• sposoby ich przygotowywania i opisywania pod kątem wymagań jednostek udzielających dotacji, a także
• szczególne wymogi dokumentacyjne jednostek udzielających dotacje.

Halina Kędziora - doradca podatkowy, od wielu lat zajmuje się księgowością funduszy unijnych. Były konsultant dla jednostek otrzymujących dotacje z ramienia Funduszu Współpracy, przeprowadzała liczne kontrole podmiotów korzystających z dotacji z ramienia jednostek udzielających dotacji (Urząd Komitetu Integracji Europejskiej, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Ministerstwo Rozwoju Regionalnego). Prowadzi szkolenia na temat rozliczania dotacji (w tym również dla pracowników zatrudnionych w podmiotach udzielających dotacji takich, jak PARP, urzędy marszałkowskie, urzędy wojewódzkie). Prowadzi również biuro usług rachunkowych i doradztwa podatkowego.

I. Zagadnienia wstępne
II. Przepisy regulujące zasady dokumentowania zdarzeń i operacji gospodarczych

1. Regulacje unijne
2. Regulacje krajowe

III. Ogólne zasady dokumentowania zdarzeń i operacji gospodarczych

1. Zasady obowiązujące podmioty gospodarcze prowadzące księgi rachunkowe
2. Zasady obowiązujące podmioty gospodarcze niezobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych
3. Zasady określone w Ordynacji podatkowej
4. Zasady określone w Kodeksie cywilnym

IV. Rodzaje dokumentów oraz wymogi stawiane im przez przepisy prawa

1. Faktura VAT (faktura korygująca)
2. Nota korygująca
3. Faktura wewnętrzna VAT
4. Faktura pro forma
5. Faktura elektroniczna
6. Rachunek
7. Paragon
8. Umowa kupna-sprzedaży
9. Wyciąg bankowy
10. Raport kasowy
11. Nota księgowa
12. Dokumentacja obrotu magazynowego

V.Ewidencje

1. Dokumentacja związana z ewidencją środków trwałych
2. Dokumentacja związana z ewidencją wyposażenia
3. Dokumentacja związana z zatrudnieniem pracowników
4. Dokumentacja związana z zatrudnieniem na podstawie umów cywilnoprawnych
5. Dokumentacja dotycząca rozliczenia kosztów podróży służbowej
6. Ewidencja przebiegu pojazdu
7. Dokumentacja związana ze stosowaniem przepisów o zamówieniach publicznych

VI. Szczególne wymogi jednostek udzielających dotacji

1. Opisywanie dokumentów
2. Opis związku wydatku z projektem
3. Wydatki wspólne
4. Udokumentowanie poszczególnych rodzajów wydatków
5. Dokumentowanie zapłaty
6. Sprawozdawczość